Als allererstes empfiehlt es sich, einen gewissen Personenkreis zu Supervisors der neuen Software zu ernennen. Diese Kollegen werden von Anfang an dabei sein und den anderen Mitarbeitern als Ansprechpartner bei Fragen rund um die Software zur Seite stehen. Durch sie wird den anderen Kollegen die Anfangszeit stark vereinfacht. Sie könnten sich auch überlegen, eine Art Pre-Workshop zu veranstalten und dem gesamten Team die vielen Vorteile einer Agentursoftware aufzeigen. Verbunden mit einem gemeinsamen Essen oder anderen Annehmlichkeiten startet es sich direkt viel besser in ein neues System. Die zukünftigen User von Anfang an mit einzubeziehen ist ein großer und wichtiger Punkt bei der Einführung einer Agentursoftware, denn diese lebt von den Daten, die die Mitarbeiter einpflegen.
Agentursoftware einführen
Der erste Schritt hin zu einer professionellen Agentursoftware ist geschafft. Sie haben sich für ein Produkt entschieden und nach ausgiebigem testen, die eine Software für sich ausgesucht. Dann kann es jetzt ja los gehen! Eine vollumfängliche Software die Ihre CRM-Verwaltung, Buchhaltung, Mitarbeiter, das Projektmanagement und viele andere Bereiche Ihrer Agentur abbildet, wird mal eben installiert und schon läuft alles. Sollten dies Ihre Vorstellungen zur Einführung einer Agentursoftware sein oder sollte es Ihnen jemand so beschrieben haben, dann muss ich Sie leider enttäuschen. Eine Agentursoftware mit vielen Funktionen und Bereichen lebt von einer gepflegten Stammdatenbank und diese muss zuerst einmal in die Software hinein, damit Sie dann Ihren Agenturalltag um ein Vielfaches erleichtern kann.
Erste Schritte bei der Implementierung
Kick-off-Workshop
Nachdem Sie sich für QuoJob entschieden haben wird Ihre individuelle Konfiguration in unserer Technik für Sie zusammengestellt und nach maximal 5 Werktagen an Sie ausgeliefert. Also rein theoretisch können Sie nach einer Woche mit Ihrer neuen Agentursoftware loslegen. Dies entspricht aber nicht der Realität. Eine professionelle Agentursoftware ist nicht mal eben in Betrieb genommen wie das neueste Smartphone, aber keine Sorge unser Support-System funktioniert natürlich auch besser als das der Handy-Hersteller.
Schon während der Erstellung Ihrer Lizenz meldet sich ein Consultant bei Ihnen, der gemeinsam mit Ihnen die Termine für die Implementierung ausmacht. Der Kick Off Workshop ist der erste Termin, den Ihr Consultant und die „Entscheider“ in der Agentur zusammen abhalten werden. Bei diesem Termin wird das Modul „Admin“ befüllt und Ihre Stammdaten kommen an die Richtige Stelle im System. Dazu gehören z. B. Ihre Preislisten, Leistungsarten, Textblöcke etc. Da dies alles Daten sind, die sich QuoJob danach automatisch an den gewünschten Stellen zieht, müssen diese natürlich zu Beginn sorgfältig eingepflegt werden. Dies eignet sich dann auch besonders gut dazu, dass sich der Consultant Ihren Agentur-Workflow genau anschauen kann und auch weitere Unternehmensspezifische Abläufe geklärt werden können. Am Ende des Workshops werden Sie eine gut befüllte Datenbank haben und einen besseren Überblick darüber, was die Software in Zukunft alles für Sie übernehmen wird.
Integration und Training
Nach dem Kick-off-Workshop vergehen in der Regel 2 Wochen bis zu Ihrem ersten richtigen Schulungstag. In dieser Zeit pflegen Sie weiter Ihre Stammdaten, sodass Sie beim Integrationstag mit einer gut befüllten Datenbank starten. An diesen Tagen geht es nämlich an die Schulung der Mitarbeiter. Sie können vorher genau definieren, welche Workflows Ihnen besonders wichtig sind, auf folgende Themen wird dabei meistens der Hauptschwerpunkt gesetzt:
- Kontakte anlegen,
- Zeiten erfassen,
- Dashboard konfigurieren,
- persönliche Einstellungen,
- Jobs anlegen,
- Angebote und Rechnungen schreiben,
- Projektmanagement.
Die Schulung kann nach Ihren Bedürfnissen angepasst und unterteilt werden. Es kann nach User-Gruppen oder Lizenzen unterschieden werden, genauso wie Sie auch nach Teams oder Units unterteilen können. Ein Projektmanager hat mehr Rechte und auch Pflichten in der Software als ein reiner Zeiterfasser und somit auch mehr zu erlernen.
Wie viele Schulungstage Ihre Agentur braucht, hängt ganz davon ab, wie viele Module und Lizenzen Ihre Installation beinhaltet. Pauschal kann man das deswegen nicht sagen. Dies besprechen Sie aber natürlich vorab mit unserem Consultant, dabei ist man aber nicht an einen festen Plan gebunden. Schulungstage können bei Bedarf jederzeit nachbestellt werden.
Agentursoftware lebt vom Mitmachen
Sie haben den Kick Off Workshop und die Mitarbeiterschulung erfolgreich hinter sich gebracht, dann gibt es nur noch eins zu beachten: Loslegen! Sie sind jetzt bestens darauf eingestellt, mit dem System zu arbeiten und es voll umfänglich zu nutzen. Natürlich kommen besonders zu Beginn noch einige Fragen auf. Sollte dies der Fall sein, können Sie sich jederzeit an Ihren Consultant und an unseren Support wenden. Sie können nichts falsch machen, außer nicht direkt mit der Software zu starten. Möchten Sie mehr über unseren professionellen Support erfahren? Dann lesen Sie gerne unseren Beitrag unter https://quojob.de/news/support-fuer-ihre-agentursoftware/.
