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Nicht mit einer professionellen Agentursoftware

Mitarbeiter mit Ihren unterschiedlichen Bedürfnissen und Skills unter einen Hut zu bringen, ist oft nicht einfach. Manchmal erscheint es fast unmöglich. Verschiedene Teams und Aufgaben erleichtern das Ganze nicht gerade. Den Überblick zu behalten, ist wirklich eine Herausforderung. Verschiedene Excel-Tabellen machen die Runde, der eine pflegt sie mehr als der andere. Word-Dateien liegen auf verschiedenen Computern, aber die Datei, die man braucht, ist nicht aufzufinden. Der typische Agenturalltag eben. Irgendwann kommt man dann an den Punkt, an dem man den Überblick völlig verloren hat und man sich nach Lösungen umschaut.

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Die Agentursoftware

Wenn man dann das erste Mal über eine Agentursoftware spricht, die alle Prozesse in einem abbilden soll, kommen bei den Mitarbeitern häufig Zweifel auf. Ist die neue Software wirklich eine Ent- und keine Belastung? Prozesse müssen optimiert und Arbeitsgewohnheiten oftmals geändert werden. Die Kollegen befürchten, dass sie mehr Zeit mit administrativen Arbeiten zu tun haben werden als mit Ihrem eigentlichen Job. All diese Befürchtungen müssen ernst genommen werden. Denn die beste Agentursoftware nützt Ihnen nichts, wenn Sie nicht durch die Mitarbeiter mit Daten befüllt wird. Sie müssen die positiven Aspekte einer Agentursoftware ganz klar benennen, sodass kein Zweifel mehr daran bleibt, wie viel einfacher es für Ihre gesamte Agentur wird.

  • Mehr Zeit für das eigentlich Agenturgeschäft
  • Übersicht aller für Sie wichtigen Abläufe
  • Einfaches Zeiten-Erfassen
  • Kalenderüberblick aller Teams, Units und Ressourcen
  • Angebote und Rechnungen direkt am Projekt erzeugen
  • Übergabe ans Steuerbüro mit einem Klick
  • Mitarbeiterverwaltunng etc.

Die Implementierung

Nehmen wir mal an, Sie haben die Kollegen von einer Agentursoftware überzeugen können. Sie haben die ersten Präsentationen – vielleicht sogar direkt bei Ihnen in der Agentur – hinter sich und alle sind mit an Bord. Sie entscheiden sich für eine professionelle Software. Eine Software, die eine All-in-one-Lösung ist. Ebenfalls müssen Mitarbeiter wissen, dass die Software nicht zur Überwachung, sondern zur Unterstützung dient. Dass die Mitarbeiter Ihren Nutzen aus der Software ziehen sollen, steht natürlich außer Frage. Sie können Ihre Zeiten erfassen, Termine anlegen, Ihre Jobs verwalten, Angebote und Rechnungen schreiben und vieles mehr. Die Mitarbeiter selbst werden aber natürlich auch über das System verwaltet. Und das wiederrum stellt eine enorme Erleichterung für alle da.i

Grafik-QuoJob-als-Cloud

Mitarbeiterverwaltung

Jeder Ihrer Mitarbeiter, der mit dem System arbeiten soll, benötigt eine Lizenz. Bei QuoJob haben wir drei unterschiedliche Lizenztypen. Den Power User, den Non Power User und die reine MyTime-Lizenz. Der Power User Lizenz kann man theoretisch alle rechte in der Software freischalten. Eine typische Projektmanager- oder Buchhaltungs-Lizenz. Trotzdem können Sie Rechte natürlich immer einschränken, sodass ein Power User vielleicht Angebote schreiben darf, aber keine Rechnungen. Die Non Power User Lizenz kann sehr viel im System sehen, aber nicht bearbeiten. Das heißt, ein Mitarbeiter mit einer NPU Lizenz kann seine Jobs sehen, aber kein Angebot schreiben. Die MyTime Lizenz ist die kleinste und daher auch die kostengünstigste Lizenz. Sie kann nur Zeiten erfassen. Diese Lizenz ist sehr gut geeignet wenn, Sie zum Beispiel Ihre Freelancer oder Praktikanten im System abgebildet haben möchten. Sie vergeben aber nicht nur die Rechte für Ihre Mitarbeiter, sondern hinterlegen im System auch noch alle anderen wichtigen Daten. Das individuelle Arbeitszeitenmodell, sowie der Mitarbeiterstundensatz gehören genauso dazu wie der Urlaubsanspruch.

Auswertung

Wie an jeder Stelle in einer professionellen Agentursoftware ist es auch bei Mitarbeiterdaten der Fall, dass alle Daten die eingepflegt werden auch ausgewertet werden können. Sie können die Stunden der Mitarbeiter als Soll-Ist-Vergleich auswerten. Oder auch Urlaub oder Krankheit. Freizeitausgleich und Überstunden können Sie selbstverständlich automatisch berechnen lassen.

Es ist immer eine Überwindung, sich für eine Agentursoftware zu entscheiden und zu Beginn ist es auch Arbeit, diese Software zu befüllen und den Workflow zu strukturieren. Wenn Sie sich als Agentur aber darauf einlassen, dann haben Sie an vielen Stellen schnell einen Benefit, wie zum Beispiel bei der oben beschriebenen Mitarbeiterverwaltung.

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