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Bedarf erkennen

Sie brauchen eine automatische Zeiterfassung, eine Datenbank für Ihre Kunden und Lieferanten, die Buchhaltung soll mit diversen Tools wie E-Banking, Fibu-Export oder einer Liquiditätsplanung ausgestattet sein. Das Sie sich dann für eine Agentursoftware entscheiden liegt nahe, denn zumindest QuoJob bildet all diese Funktionen ab. Personalmanagement inkl. Ressourcenplanung gehört eben genauso in eine Software für Agenturen wie ein Dashboard.

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Wie können Sie Ihren Agenturalltag am besten verwalten?

Sie machen sich also Gedanken um die Verwaltung Ihrer Agentur. Das ist ja schon der erste Schritt um Ihre Prozesse zu optimieren. Ich würde Ihnen empfehlen einen Anforderungskatalog zu erstellen, sodass Sie direkt zu Beginn abklären können welche Funktionen für Sie ein „Must-have“ sind und welche ein „Nice-to-have“. Gehen Sie gemeinsam mit dem Anbieter durch, welche Funktionen in der Agentursoftware möglich sind.

Die Verwaltung Ihrer Daten findet in der gesamten Software statt. Zu Beginn der Einführung in Ihr neues Agentur-System müssen Ihre gesamten Daten erst einmal in die Software rein. Da gibt es leider keinen weg drum herum, nutzen Sie den Zeitpunkt einfach um gründlich in Ihrer Datenbank aufzuräumen. Als kleinen Trost kann ich Ihnen aber wenigstens den Kontaktdatenimport anbieten. Ihre vorhandenen Kontakte bekommen wir nämlich durch einen Import in QuoJob herein.

Gute Stammdatenpflege erleichtert später die Arbeit

Ihre sogenannten Stammdaten die dann zur späteren Administration, also zur Verwaltung ihrer Agentur dienen müssen zu Beginn einmal in das System. Dies passiert im Modul Admin. Den Zugriff zu diesem Modul bekommen meistens nur ein bis zwei Personen in der Agentur, dies ist auch empfehlenswert. Die Daten die Sie dort hinterlegen bilden die Grundlage, deswegen ist es besonders wichtig an dieser Stelle sorgfältig zu arbeiten. Eine falsche Info die Sie dort hinterlegen wird automatisch gezogen und kann so immer wieder kehren. Damit Ihre Daten von Anfang an korrekt implementiert werden halten wir den gemeinsamen Kick-off-Workshop ab. Bei diesem Kick-off brauchen wir nicht die gesamte Belegschaft, sondern nur die sogenannten Entscheider.

Grafik-News-Office-Management

Was muss alles rein?

Im Grunde alles was Sie nicht immer wieder von Hand anlegen möchten und alle relevanten Daten, damit das System arbeiten kann. Heißt von Ihrer Preisliste über Leistungsarten, Kontaktkategorien, Briefpapier oder Textblöcke kommen alle Infos in die Software. Zusätzlich definieren Sie Ihr QuoJob im Admin Bereich. Sie legen fest welche Kalenderfarbe angezeigt wird, ab wann die Warnschwellen zum Profit Quick-Check angezeigt werden sollen, wer alles darüber informiert werden soll oder wie Sie Ihren Nummernkreislauf eingestellt haben möchten.

Einmaliger Aufwand lohnt sich

Das Modul „Admin“ heißt also nicht umsonst so, denn die Verwaltung Ihrer Agentur und Ihrer Software beginnt dort. Lassen Sie sich nicht von dem einmaligen Aufwand zu Beginn der Implementierung abschrecken! Denn alles was Sie einmal in der Software haben, brauchen Sie dann nicht jedes Mal anzupassen, wenn Sie z. B. ein Angebot oder eine Rechnung schreiben.

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