Accounting in einer Agentursoftware

Accounting wird oft als Synonym für Rechnungswesen und Buchhaltung genutzt. Es gibt den/die Accounting Manager, die sich um die buchhalterischen Themen in einer Agentur kümmern. Dazu gehören unter anderem Ausgangsrechnungen schreiben, Übergabe aller Belege an das Steuerbüro oder eine Buchhaltungssoftware wie DATEV, Offene Posten bearbeiten oder Eingangsrechnungen erfassen. Diese Funktionen sollten in jeder professionellen Agentursoftware als Standard zur Verfügung stehen. Es gibt aber noch viel mehr Accounting Vorgänge, die man mit und in einer Agentursoftware abbilden kann, von denen viele gar nicht wissen, dass man diese nutzen kann. In QuoJob gibt es sehr viele Funktionen rund um das Thema, einige zu denen wir öfters Fragen erhalten möchten wir in diesem Beitrag gerne erläutern.

Rechnung stornieren

Eine Rechnung wurde fälschlicherweise erstellt, hat nicht den richtigen Ansprechpartner oder Firmierung, das Datum ist nicht korrekt oder die angegebenen Positionen müssen nochmal geändert werden. Jeder kennt es, am kann manchmal noch so gründlich sein, irgendein Änderungswunsch kann immer kommen. In QuoJob ist das Stornieren einer Fakturierten Rechnung nur zwei Klicks entfernt und auch nur zwei und nicht einen Klick, da das System nochmal nachfragt ob Sie auch wirklich stornieren möchten. Mit einem Klick auf das Mülltonnensymbol können Sie ganz einfach in der Belegliste einen Storno erzeugen, den Sie als PDF generieren können und so an Ihren Kunden schicken können.

Gutschrift erstellen

Genauso einfach, wie das Stornieren einer Rechnung funktioniert es eine Gutschrift für Ihren Kunden zu generieren. Sie können dazu eine negative Ausgangsrechnung erzeugen, also eine Rechnung mit einem – vor dem Wert. Im Druckdialog können Sie dann die Position Beleg als Gutschrift kennzeichnen auswählen, sodass auf Ihrem Dokument eben nicht Rechnung, sondern Gutschrift steht.

PO Nummern

Diese bekommen viele Agenturen von Ihren Kunden und ohne diese meist langen Zahlenkombinationen gibt es eben auch keinen Auftrag oder Geld. In QuoJob können Sie sowohl PO Nummern hinterlegen, die immer neu generiert werden oder auch solche, die Sie pro Job bekommen. Dazu gehen Sie entweder immer in die jeweiligen Angebote/ Rechnungen oder an die Parameter Daten des Jobs. Dort können Sie dann manuell die Nummer eingeben, die auch auf der Rechnung oder dem Angebot stehen muss.

Reportings

Sollten ja sowieso ein wichtiger Bestandteil Ihrer Agentursoftware sein. In QuoJob sind sie das jedenfalls, deswegen gibt es auch diverse Reports zum Thema Accounting. Sie können Ihre Angebote gegenüber den Ausgangsrechnungen stellen, Offene Posten einsehen, unbeauftragte Angebote abfragen und noch vieles mehr.

Demo testen

Das Accounting ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer jeden Agentur, genauso wichtig sollte es daher sein, dass Ihre Agentursoftware Sie bei diesem Thema unterstütz und begleitet. Kommen Sie gerne auf uns zu, um weitere Funktionen von QuoJob zu erfahren, wir beraten Sie gerne.

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Mit unserem kostenlosen Newsletter informieren wir Sie einmal im Monat zu neuen Features und Services rund um unsere Agentursoftware QuoJob.

Wie wird der Newsletter versendet?
Der Versand des QuoJob-Newsletters erfolgt durch ein Inbuild-System. Dabei werden auch die E-Mail-Adressen und weitere Informationen zum Versand und zur Analyse der Newsletter gespeichert. Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wie erfolgt die An- bzw. Abmeldung?
Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, erhalten Sie eine sog. Double-Opt-in-E-Mail. Darin werden Sie aufgefordert, die Anmeldung noch einmal zu bestätigen. Möchten Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten, finden Sie am Ende jedes Newsletters einen Abmeldelink (sog. Opt-out).

Statistiken und Erfolgsmessung
Um den Newsletter für Sie zu optimieren, messen wir, wie häufig der Newsletter geöffnet wird und auf welche Links unsere Leser klicken. Im Rahmen der Anmeldung willigen Sie in die Auswertung Ihrer Nutzungsdaten ein.

HAA Logo Award 2020