Projektkalkulation-Software – zuverlässig und passgenau

Projektmanager können davon sicher ein Lied singen: Eine neue Anfrage flattert auf dem Tisch und muss nun kalkuliert werden. Nichts einfacher als das, das mag so mancher denken, der nicht in der Materie steckt. Gerade in Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter oder ganze Teams in ein Projekt involviert sind, ist eine Projektkalkulation nicht so einfach. Dann tauchen Fragen auf wie „Welcher Mitarbeiter geht wann in den Urlaub?“, „Welche anderen Projekte laufen gerade?“, „Welche Deadlines müssen gerade gehalten werden?“, und „Wie sind die Mitarbeiterkapazitäten?“. Dazu kommt die lästige und zeitaufwendige Kalkulation der Leistungen, deren Beschreibung und Preise. Das nimmt Zeit in Anspruch und birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Wäre es nicht besser, wenn eine solche Projektkalkulation automatisiert wäre? Wer es nicht gut, wenn es Vorlagen gäbe, die mit einem Klick abrufbar wären? Und wäre es nicht einfacher, wenn die alle Daten wie Leistungen, Preise und Beschreibung schon hinterlegt und jederzeit verfügbar wären? Kurz gesagt: Eine Software zur Projektkalkulation wäre eine Lösung.

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Projektkalkulation – ohne Software ein Zeitfresser

Eine Projektkalkulation folgt in der Regel einem festen Schema: Es geht eine Anfrage ein, zu der ein Angebot kalkuliert werden muss. Für diese Kalkulation sind bestimmte Daten wichtig, die bekannt sein müssen, um ein realistisches, d. h. gewinnbringendes, Angebot erstellen zu können. Dazu gehören die vorhandene Mitarbeiterkapazität, die Kenntnis über laufende Projekte, eventuelle Deadlines, die zu erbringende Leistung, deren Beschreibung und deren Preiskalkulation. In einem Unternehmen ohne Software für eine Projektkalkulation läuft das in der Regel folgendermaßen ab:

Der Angebotsersteller holt sich von allen Mitarbeitern, die am eventuellen Projekt mitarbeiten sollen, die Information ein, woran sie gerade arbeiten, wie lange sie daran noch arbeiten, wann sie im Urlaub oder außer Haus sind. → Er eruiert die Mitarbeiterkapazität.
Er sortiert die Projekte und prüft, wann das neue Projekt realistisch umgesetzt werden kann, ohne andere Deadlines oder Projekte zu vernachlässigen.
Im Anschluss eruiert der Bearbeiter die Leistungen, die erbracht werden müssen. Für das Angebot beschreibt er sie und kalkuliert die Preise.

Für den Bearbeiter ist das ein Aufwand, der viel Zeit beansprucht und Ressourcen frisst, die für andere Aufgaben wichtiger gewesen wären.

Eine Software kann Prozesse bündeln

Eine Software für die Projektkalkulation kann die Zeit, die für eine solche Kalkulation anfällt, reduzieren, indem sie Prozesse automatisiert und bündelt. Hierfür sind prozessübergreifende Funktionen nötig. Eine ERP-Software, die auf der Basis von Modulen basiert, bietet die ideale Grundlage zur Automatisierung einer Projektkalkulation. Sie ermöglicht Unternehmen, nur die Module zu buchen und zu nutzen, die das Unternehmen auch tatsächlich nutzt. In diesem Fall wären das Features wie:

Kalender: Der Kalender erlaubt es dem Bearbeiter, einen Überblick über alle Anwesenheiten, Abwesenheiten, Außer-Haus-Termine und Urlaub zu bekommen. So kann er besser die Mitarbeiterkapazitäten einschätzen und in die Projektkalkulation einfließen lassen.

Angebot/Sammelangebote: Angebote und Sammelangebote immer dem gleichen Schema: die Daten zum Unternehmen, Angebots-Nr., Angebots-Datum, Position, Leistung, Leistungsbeschreibung, Netto-Preis der Einzelleistung, Gesamtpreis Netto aller Leistungen und der Brutto-Betrag, einschließlich der Mehrwertsteuer. Effizienter ist eine Angebotserstellung über eine Software, bei der einmal Vorlagen für das Angebot erstellt werden und die entsprechende Leistung mit der dazugehörigen Beschreibung und Preis mit einem Mausklick in das Angebot eingefügt werden können. Die lästige Leistungsbeschreibung und Preiskalkulation entfallen.

To-Dos: Die To-Do-Funktion ermöglicht es dem Bearbeiter, alle zu erledigenden Aufgaben zu überblicken und in die Projektkalkulation einfließen zu lassen.

Aufgaben: Diese Funktion erlaubt das Anlegen von Aufgaben aus einem Angebot heraus. Auf diese Weise sieht der Bearbeiter sofort, welche Aufgaben in diesem Projekt erledigt werden müssen, und was sie kosten. Hierfür genügt ein Häkchen hinter der angebotenen Leistung, um aus der Leistung eine Aufgabe für den Mitarbeiter zu erzeugen.

Projektmanagement mit integriertem Projektplan: Unternehmen, in denen mit vielen Teams, Mitarbeitern und Projekten gearbeitet wird, ist ein Projektmanagement fast unabdingbar. Mithilfe eines Projektmanagements haben Bearbeiter der Projektkalkulation einen Überblick über alle Projekte, Jobs und die verfügbaren Mitarbeiter. Auf diese Weise ist eine sichere Projektkalkulation zu gewinnbringenden Preisen möglich. Darüber hinaus wird das Risiko minimiert, Mitarbeiter einzukalkulieren, die nicht verfügbar sind. Deadlines können so besser eingehalten werden.

Welche Unternehmen brauchen eine Software zur Projektkalkulation?

Sicher fragen Sie sich, ob Sie überhaupt eine Software zur Projektkalkulation benötigen. Wenn Sie folgende Fragen mit Ja beantworten, sollten Sie über die Anschaffung einer solchen Software nachdenken.

Sie suchen sich noch alle Informationen in mühevoller Einzelarbeit zusammen?
Sie empfinden die Projektkalkulation als mühsam und ineffizient?
Sie haben keinen Überblick über alle Projekte?
Sie suchen sich für die Projektkalkulation alte Angebote raus?
Sie speichern alle Daten noch umständlich auf einem Datenserver?
Sie sind von der täglichen Bürokratie genervt?
Sie sind mit der derzeitigen Software unzufrieden?

Möchten Sie Ihre Projektkalkulation automatisieren, um mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben? Dann rufen Sie uns an. Wir beraten Sie gern.

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