Kalkulation einfach erstellen? Das geht.

Nicht nur Selbstständige benötigen eine ordentliche Kalkulation ihrer Leistungen, um ein gutes Angebot zu ihrer Arbeit erstellen zu können. Auch das Zeitmanagement und die Organisation an sich spielen in die Kalkulation mit rein. Ebenfalls ein Faktor ist die Buchhaltung, die über die Kalkulation Rechnungen erstellen kann, indem sie sich die Angebote zu den jeweiligen Projekten heranholt. Oft geschieht das noch in mühevoller Kleinarbeit über einen gemeinsamen Server oder per E-Mail vom zuständigen Kollegen. Eine Software, die diese Kalkulation mit abdeckt, kann diese Arbeitsprozesse automatisieren und effizienter machen.

Abbildung des User Interface der QuoJob Webanwendung mit illustrierten Elementen
Grafik-Vorteile-einer-Agentursoftware

Kalkulationen mit der QuoJob Software

Die webbasierte Softwarelösung

QuoJob ist die webbasierte Softwarelösung für einen effizienten Agenturbetrieb. Seit 20 Jahren am Markt und stresserprobt besticht unsere Applikation durch vielfachen Mehrwert.

Vereinfachte Administration

Sie vereinfacht sämtliche administrative Vorgänge und bündelt Ihre Stamm- und Kontaktdaten. Diese stehen allen Nutzergruppen und Bereichen Ihrer Agentur zur Verfügung.

Effizienz mit dem Einsatz der richtigen Software

Dadurch reduziert sich Ihr Zeitaufwand beispielsweise für Projekt- und Personalplanung, Management, Buchhaltung und Controlling, denn alle Informationen stehen sekundenschnell und tagesaktuell per Knopfdruck zur Verfügung.

Illustration eines Roboters

Software für die Kalkulation? – Ja, die gibt es.

Es gibt eine Software, die die Kalkulation von Leistungen automatisieren kann? Ja, die gibt es. Meist ist diese Funktion Teil einer ERP-Software. Allerdings hat diese Software den Ruf, recht preisintensiv zu sein, weshalb vor allem Agenturen und KMU vor einer Anschaffung zurückschrecken. Zudem brauchen gerade KMUs selten das Gesamtpaket einer ERP-Software. Eine All-in-one-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, nur die Funktionen zu kaufen und zu nutzen, die es tatsächlich benötigt, kann hier Abhilfe schaffen.
Diese All-in-one-Lösung ist eine ERP-Software in Modulbauweise. Modulbauweise heißt, dass die Software an die Kundenanforderungen und -wünsche angepasst werden kann. In Bezug auf die Kalkulation bedeutet dies, dass das Unternehmen die ERP-Software mit den Modulen kauft, die die Kalkulation der Leistungsarten abteilungs- und projektübergreifend ermöglicht. Da es sich vorwiegend um mehrere Module zur Planung und Kalkulation handelt, sollten sich Unternehmen hierzu beraten lassen.

Was sollte eine Kalkulation-Software können?

Die Kalkulation beginnt meistens mit der Planung. Welcher Kollege arbeitet an welchem Projekt? Wann sind Reisen zum Kunden nötig? Wann sind die Kollegen im Unternehmen und wann im Homeoffice? Sind die Kunden bereits im System angelegt?

Planung beginnt oft mit einem CRM-Modul mit To-Do-Funktion. Mithilfe dieses Moduls können Verantwortliche nach eigenen Kriterien Kunden, Interessenten und Lieferanten anlegen und verwalten. Auf diese Weise bekommen sie einen Überblick und können besser planen, wann der nächste Auftrag angenommen werden kann und was bis dahin noch zu erledigen ist.
Ein teamübergreifender Kalender hilft dabei, immer genau zu wissen, welche Termine im Unternehmen anstehen. Eine Planung über den Tag, die Wochen, den Monat oder das Jahr ist problemlos möglich.
Auch bestehende Projekte müssen geplant werden. Eine gute Kalkulation-Software sollte daher auch Projekte planen und kontrollieren können, um eine effiziente Arbeit zu gewährleisten. Die Aufgabenverteilung an einzelne Teammitglieder oder an ein Team strukturiert die Planung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Kalkulation für das perfekte Angebot.

Mit der Planung geht auch die Kalkulation einher, denn nur mit einer richtigen Planung der Projekte entsteht auch ein Gewinn fürs Unternehmen. Die passende Kalkulation der Leistungen bildet die Grundlage für ein gewinnbringendes Angebot. Diese Funktion sollte daher zwingend in einer ERP-Software enthalten sein. Darüber hinaus sollte die ERP-Software in der Lage sein, Vorlagen für Angebote anzulegen – und zwar so, dass Folgeangebote schnell und unkompliziert erstellt werden können. Auch das Duplizieren, der Import und die Erstellung von Sammelangeboten gehört zum Leistungsumfang einer solchen Software. Apropos Leistung: Eine Kalkulation-Software, die es erlaubt, aus den Leistungsarten direkt Aufgaben zu erstellen, ist das Optimum für eine effiziente Kalkulation. So können die Aufwände direkt in die Planung miteinbezogen werden. Diese Leistungsarten werden vorher im Admin-Bereich der Software angelegt. Das Unternehmen hinterlegt, welche Leistung es zu welchem Preis pro Menge anbieten soll. Diese Informationen werden beispielsweise in einem Angebot automatisch gezogen, wenn die jeweilige Leistungsart ausgewählt wird. Gleichzeitig sollte es möglich sein, ein festes Budget zu hinterlegen, gegen das der entsprechende Job laufen kann.

Illustration eines Roboters

Eine Planungs- und Kalkulation-Software sollte also folgende Features enthalten.

  • CRM-Verwaltung: Die CRM-Verwaltung garantiert die bequeme Verwaltung von Kontakten. Sie enthält nicht nur die Kontakte, sondern auch eigene Kategorien und Verteiler für die Kontakte. So können zum Beispiel alle aktiven Interessenten aus einer bestimmten Region ausgewählt werden, die zu einem Event in der Region eingeladen werden und per Serienbrief direkt aus der Software heraus die Einladung erhalten sollen.
  • To-Dos: Mithilfe einer To-Do-Funktion ist es Unternehmen möglich, zu erledigende Aufgaben übersichtlich zu planen und diese auch über das Smartphone oder Tablet abzurufen.
    Angebot/Sammelangebote: Die Erstellung von Angeboten und Sammelangeboten erfolgt über bereits vorhandene Vorlagen blitzschnell. Einmal im Admin-Bereich angelegt, können Verantwortliche die Leistungsarten, inkl. Beschreibung und Preis abrufen, und darüber hinaus mit Headlines, Formatierungen und Textblöcken arbeiten.
    Abrechnung nach Angebot: Mit dieser Funktion ist es möglich, ein Angebot jobspezifisch mit nur einem Klick abzurechnen. Muss das Angebot noch zur Prüfung, kann der Bearbeiter auch erst einmal nur einen Fakturenvorschlag, d. h. eine Rechnung ohne Rechnungs-Nr., erzeugen und zur Prüfung weitergeben. Der lästige Stornobeleg entfällt in diesem Fall.
  • Aufgaben: Über diese Funktion können Aufgaben angelegt werden, die direkt aus einem Angebot oder frei am Projekt kommen. Wird die Aufgabe aus einem Angebot generiert, genügt ein Häkchen hinter der angebotenen Leistungsart, um eine Aufgabe zu erzeugen. Die projektunabhängige Anlage von Aufgaben ist ebenfalls möglich.
  • Kalender: Über den Kalender behält jeder im Team den Überblick über Anwesenheiten, Abwesenheiten, Urlauben, Außer-Haus-Terminen und Projekte. So ist jeder auf dem neuesten Stand.
    Projektmanagement mit integriertem Projektplan: Bei größeren Projekten ist ein Projektmanagement fast Pflicht. Mithilfe dieses Moduls hat jeder im Unternehmen einen Überblick über Projekte, Jobs und die Mitarbeiterkapazität, um Deadlines besser einzuhalten und Ressourcen verwalten zu können.

    Sie sind neugierig geworden? Gern beraten wir Sie zu Ihrem Planungs- und Kalkulations-Tool auf der Grundlager Ihrer individuellen Anforderungen und Voraussetzungen.

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Ansicht eines Smartphones mit grünem Display, auf dem Piktogramme in Weiß grafisch und kreisförmig dargestellt sind. Diese symbolisieren die zahlreichen Eigenschaften und Vorteile der Agentursoftware QuoJob.

Mit der mobilen Kalkulationssoftware immer und überall up to date

Sie lieben es, unabhängig zu sein? Das können wir gut verstehen. Deshalb stellen wir Ihnen mit unserer Software eine intelligente und flexible Agenturverwaltung zur Verfügung, die Ihnen vielfältige Freiräume bietet. Dies beginnt mit dem Zugang über Ihren Webbrowser:

Sie müssen kein zusätzliches und Speicher fressendes System auf Ihrem Rechner oder Server installieren. Und überall dort, wo Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie QuoJob nutzen: rund um die Uhr, mit allen Funktionen. Obendrein haben Sie Ihre Kontakte, To-dos und Zeiterfassung per App auf Ihrem Smartphone auch mobil immer zur Hand.

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