Prozesse in der Agentursoftware optimieren

Wenn Sie sich für eine professionelle Agentursoftware interessieren oder schon eine im Einsatz haben, dann geht es Ihnen dabei vermutlich auch darum, dass Sie sich einen besseren Workflow durch die Software versprechen. Zu Recht möchten Sie Ihre Prozesse durch eine Agentursoftware optimiert wissen umso einen perfekten Überblick über Ihre Agentur zu haben.

Agenturstrukturen und Abläufe sind oft speziell, jedoch ähnlich angelegt. Daher macht es durchaus Sinn, sich für eine Agentursoftware zu entscheiden, die weiß womit Sie in Ihrem Berufsalltag konfrontiert sind. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen gerne ein paar Tipps & Tricks verraten, mit denen Sie spielend leicht noch schneller in QuoJob arbeiten können. Vielleicht gehören einige davon schon zu Ihrem Standard Workflow oder Sie entdecken neue Möglichkeiten mit Ihrer Agentursoftware zu arbeiten.

Wenn Sie noch auf der Suche sind, dann bekommen Sie hier schon mal einen kleinen Einblick davon, was eine professionelle Agentursoftware für Möglichkeiten mit sich bringt.

Tipps & Tricks rund um´s Accounting

Nachfolgend möchten wir Ihnen einen möglichen Workflow von der Angebotserstellung bis hin zur Abrechnung vorstellen.

Die Angebotserstellung

Wir gehen mal schwer davon aus, dass Sie Angebote schreiben. Oft sind diese sehr ausgeklügelt, Texte oder Positionen gehören genauso dazu wie Headlines oder Freitexte. Damit Sie Angebote nicht immer wieder neu verfassen müssen, können Sie Vorlagen erstellen. Diese können Sie dann jedes Mal auswählen, wenn Sie ein ähnliches Angebot schreiben wollen. Hierbei können Sie natürlich immer einzelne Teile verändern, ohne dabei die Vorlage zu bearbeiten. Sie schreiben ein Angebot, welches Sie so schonmal an einen anderen Kunden verschickt haben, haben es aber nicht als Vorlage abgespeichert? Kein Problem, auch hier muss Sie nicht von vorne anfangen. Sie können Angebote von andere Jobs einfach importieren

Erstellen einer Ausgangsrechnung

Rechnungen schreiben Sie garantiert auch. Hier gibt es die schöne Funktion des Fakturenvorschlages. Dies ist eine Quasi-Rechnung. Das heißt, Sie können Usern das Recht geben Fakturenvorschläge zu erstellen, die genauso aussehen wie eine Rechnung, ohne eine zu sein. Der Mehrwert dieser Funktion besteht darin, dass man einen FV solange immer wieder ohne Storno bearbeiten kann wie man möchte. Erst wenn Sie ihn fakturieren erzeugt sich nämlich die Rechnungsnummer. Sie ersparen sich so eine Menge an Stornobelegen. Die Buchhaltung wird es Ihnen danken. Selbstverständlich ist es auch kein Problem zu stornieren, QuoJob erzeugt Ihnen automatisch einen Stornobeleg.

Wiederkehrende Rechnungen

Sie haben Rechnungen, die oft wiederkehren? Dann könnten Sie entweder die Funktion des Kopierens nutzen oder mit dem Modul Wiederkehrende Leistungen arbeiten. Mit dem WKR Modul legen Sie die Rechnung einmal an, bestimmen den Intervall der Abrechnung und können so nach Belieben immer den passenden Rechnungslauf starten.

Tipps & Tricks zu weiteren Funktionen

Neben der Angebots- und Rechnungserstellung gibt es natürlich noch weitere wichtige Funktionen. Auch hierzu möchten wir im Folgenden ein paar Kniffe verraten.

Zeiten erfassen

Sie vergessen oft Ihren Timer zu starten? Kein Problem, Sie können sich bei Ihrem User hinterlegen, das automatisch ein Pop Up Fenster geöffnet wird, wenn Sie sich in QuoJob einloggen. So können Sie Ihren Timer nicht mehr vergessen. Stunden wurden auf den falschen Job gebucht? Auch das kann immer mal wieder vorkommen, damit Sie nicht jede einzelne Stunde anpacken müssen, können Sie im System einfach umbuchen. Ihre Mitarbeiter sollen innerhalb einer Woche Ihre Zeiten erfasst haben, damit man immer den Überblick behält? Die Tage, die ein Mitarbeiter rückwirkend seine Stunden buchen kann, können pro Mitarbeiter im System hinterlegen.

Arbeiten im Homeoffice

Sie möchten nächste Woche gerne 2 Tage außer planmäßig im Homeoffice arbeiten. Beantragen Sie die Tage einfach direkt im System. Die Kollegen, die im Homeoffice sind, finden Sie immer auf einem extra Widget auf Ihrem Dashboard.

Favoritenmenüs

QuoJob hat sehr viele Unterfunktionen, sowohl am Job als auch bei den Kontakten. Ziehen Sie sich die Funktionen, die Sie am häufigsten Nutzen einfach unter Ihren Favoriten Stern und haben Sie so Ohre Anwendungen direkt klickbar. Dies geht übrigens auch mit den Reports. Wir haben so viele Reports, dass es manchmal schwer ist den Überblick zu behalten. Hier können Sie ebenfalls Ihre Favoriten markieren und sich diese sogar auf Ihrem Dashboard anzeigen lassen.

Kontakte

Sie führen feingliedrige Selektionen in Ihrem CRM durch und möchten diese Einstellungen nicht jedes Mal hinzufügen. Verständlich. Speichern Sie sich Ihre Selektion einfach mit einem Namen unter View ab und Sie können diese jederzeit abrufen. Man spricht mit einem Interessenten, soll sich aber erst in 3 Wochen bezüglich eines Angebotes melden. So weit so gut, aber merken oder auf einen Zettel schreiben, der dann wieder verschwindet, ist eben nicht effizient. Legen Sie sich direkt einen Diary Eintrag inkl. To do an. So erinnert Sie Ihre Agentursoftware an dem gewünschten Tag sich bei dem Ansprechpartner zu melden.

Informiert bleiben

Dies waren nur einige kleine Auszüge aus dem Workflow von QuoJob. Wie Sie aber schon gelesen haben, können Ihnen diese Worklflows richtig Zeit einsparen. Da sich QuoJob immer weiterentwickelt, wachsen auch die Funktionen und Herangehensweisen stetig weiter. Informieren Sie sich auf unserer Homepage über die Neuerungen oder lassen Sie Ihr Wissen bei einer professionellen Schulung wiederauffrischen. Wir freuen uns auf Sie.

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