Software für Einkauf & Beschaffung - Die All-in-one Lösunf von QuoJob

Einkauf und Beschaffung gehören zu den wichtigsten Aufgaben in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Dazu gehören die Suche, Auswahl, Bewertung und Entwicklungen von Geschäftspartnern, Rohstoffe, Werkstoffe, Dienstleistungen etc. Mit der richtigen Software für Einkauf und Beschaffung optimieren Sie Ihre Einkaufs- und Beschaffungsprozesse und heben mit dem korrekten Umgang große Einsparpotenziale an. Doch was muss eine Einkauf-Software für den Mittelstand leisten und wer braucht eine solche Software?

Abbildung des User Interface der QuoJob Webanwendung mit illustrierten Elementen
Grafik-Vorteile-einer-Agentursoftware

Einfache und sichere Einkaufssoftware

Die webbasierte Softwarelösung

QuoJob ist die webbasierte Softwarelösung für einen effizienten Agenturbetrieb. Seit 20 Jahren am Markt und stresserprobt besticht unsere Applikation durch vielfachen Mehrwert.

Vereinfachte Administration

Sie vereinfacht sämtliche administrative Vorgänge und bündelt Ihre Stamm- und Kontaktdaten. Diese stehen allen Nutzergruppen und Bereichen Ihrer Agentur zur Verfügung.

Effizienz mit dem Einsatz der richtigen Software

Dadurch reduziert sich Ihr Zeitaufwand beispielsweise für Projekt- und Personalplanung, Management, Buchhaltung und Controlling, denn alle Informationen stehen sekundenschnell und tagesaktuell per Knopfdruck zur Verfügung.

Illustration eines Roboters

Einkauf und Beschaffung kurz erklärt

Zu den wichtigsten Aufgaben des Einkaufs gehört die Beschaffung von Produkten, Dienstleistungen, Rohstoffe, Betriebsmittel, Güter und Werkstoffe. Dadurch stellen der Einkauf und die Beschaffung einen reibungslosen Ablauf des Betriebs sicher. Darüber hinaus gehören zum Einkauf und Beschaffung alle Aktivitäten zur Akquise von Technologien und Gütern. Der Einkaufsprozess folgt in der Regel immer gleichen Schritten:

  1. Feststellung des Bedarfs
  2. Kommunikation mit den Teams und Ausarbeitung von Spezifikationen
  3. Vorauswahl von Lieferanten
  4. Recherche von Anbietern und Lieferanten
  5. Bestandsaufnahme und Vergleich mit den Geschäftsanforderungen
  6. Ausschreibung
  7. Einladung der vorab ausgewählten Anbieter zur Teilnahme an der Ausschreibung
  8. Evaluierung des besten Partners anhand von Qualität, Gesamtkosten, Nachhaltigkeit, finanzielle Sicherheit des Anbieters etc.
  9. Verhandlungen zu den administrativen und technischen Klauseln
  10. Vertragsabschluss über die Geschäftsbeziehung

Zögern Sie nicht, uns anzusprechen!

Gern stellen wir Ihnen eine QuoJob-Demoversion unverbindlich zur Verfügung. – Damit auch Sie schon bald von den vielen Vorteilen unserer Projektmanagementsoftware profitieren.

Und wie unterstützt nun Software den Einkauf und die Beschaffung?

Unterschieden wird Software für den Einkauf und Beschaffung in reine Beschaffungssoftware, die lediglich den Einkauf und Beschaffung abwickeln, und in Software, die auch andere Prozesse im Unternehmen abdecken. Das ist die Software, die viele Unternehmen benötigen, und die Unternehmen dabei hilft, auch anderen Herausforderungen des Unternehmens zu meistern, z. B. Budgetierung, unternehmerische Planung, Rechnungswesen, Kontaktverwaltung, Kundenmanagement etc. . Unternehmen, die eine solche Einkauf-Software für den Mittelstand verwenden, profitieren dabei von:

  • nachverfolgbaren Genehmigungen
  • Berichten und Analysen
  • Kontrolle des Budgets und der Ausgaben
  • Automatisierung wie Abwicklung von Bestellungen
  • Integrationen von anderen Tools wie Controlling
  • verbesserter Zusammenarbeit von Teams
  • Erweiterungen für produktintensive Anfragen von Fremdleistungen
  • direkte Erstellung von Objektkatalogen aus verschiedenen Objektbeschreibungen in Lieferantenanfragen aus dem System heraus
  • Berücksichtigung von Varianten und Alternativanfragen
  • Berücksichtigung von Leistungsarten.
ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Brauchen Sie eine Software für Beschaffung und Einkauf?

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen glauben, ohne eine ERP-Software auszukommen. Natürlich gibt es verschiedene Faktoren, die bei der Entscheidung für oder gegen eine solche Software sprechen. Dazu gehört u. a. die Mitarbeiteranzahl, der Workflow und das Monitoring und das Projektmanagement.

Illustration eines Roboters

Mitarbeiteranzahl und Monitoring & Workflow

Benötigt ein kleines Unternehmen mit zwei oder drei Mitarbeitern wirklich eine prozessübergreifende Software, also eine ERP-Software? Natürlich ist ein solches Unternehmen anders organisiert, als ein großes Unternehmen. Die Abläufe sind aber die gleichen. Es müssen Angebote erstellt, Rechnungen geschrieben und Projekte geplant werden. Andere Funktionen wie CRM oder die Urlaubsregelung hingegen sind für kleine Unternehmen irrelevant. Um diese individuellen Bedürfnisse abzudecken, gibt es inzwischen ERP-Software mit einem modularen Aufbau. So können sich Unternehmen ihre passende Software selbst zusammenstellen.

Viele Unternehmen meinen aber auch, dass der Workflow hervorragend funktioniere. Wozu soll also eine ERP-Software dienen? Ganz einfach: Sie hilft bei einer besseren Strukturierung und Optimierung des Workflows. Zudem spart sie Zeit wie etwa beim Controlling und gibt Unternehmen noch mehr Möglichkeiten, welche Leistungsarten am häufigsten angefragt wurden, welche Projekte gescheitert sind, welche Projekte besonders gut liefen oder wann und mit wem ein hoher Umsatz gemacht wurde. Mit einer ERP-Software, die auch Software für Einkauf und Beschaffung ist, genügt ein Klick, um all diese Informationen zu bekommen.

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Ansicht eines Smartphones mit grünem Display, auf dem Piktogramme in Weiß grafisch und kreisförmig dargestellt sind. Diese symbolisieren die zahlreichen Eigenschaften und Vorteile der Agentursoftware QuoJob.

Mit der mobilen Einkaufssoftware immer und überall up to date

Sie lieben es, unabhängig zu sein? Das können wir gut verstehen. Deshalb stellen wir Ihnen mit unserer Software eine intelligente und flexible Agenturverwaltung zur Verfügung, die Ihnen vielfältige Freiräume bietet. Dies beginnt mit dem Zugang über Ihren Webbrowser:

Sie müssen kein zusätzliches und Speicher fressendes System auf Ihrem Rechner oder Server installieren. Und überall dort, wo Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie QuoJob nutzen: rund um die Uhr, mit allen Funktionen. Obendrein haben Sie Ihre Kontakte, To-dos und Zeiterfassung per App auf Ihrem Smartphone auch mobil immer zur Hand.

Illustration eines Laptop-Screens, auf grünem Hintergrund eine weiße Sprechblase mit Kopfhörern als Symbol für den persönlichen Kundenkontakt

Projektmanagement im Einkauf

Unternehmen mit vielen kleinen Projekten profitieren in jedem Fall von einer ERP-Software und gerade von einer Software für Einkauf und Beschaffung. Ein Projektmanagement, das zugleich auch den Zugriff auf wichtige Daten für den Einkauf und die Beschaffung gewährt, kann dabei helfen, Projekte besser zu verwalten und den Einkauf sowie die Beschaffung zu optimieren. Es können Mitarbeiter den Projekten zugeordnet und Aufgaben verteilt werden. Doch auch die Auswahl und Evaluierung von Dienstleistern, Rohstoffen etc. werden dadurch erleichtert.

Wenn Sie also

  • mehr Zeit für anderen Aufgaben haben möchten,
  • einfachere Abläufe in Einkauf und Beschaffung brauchen,
  • einen Überblick über alle Projekte benötigen,
  • einheitliche Prozesse bevorzugen,
  • die Zusammenarbeit zwischen den Prozessen verbessern möchten,

…dann sollten Sie über die Anschaffung einer Software für den Einkauf und Beschaffung nachdenken, die Teil einer prozessübergreifenden Software ist. Ideal ist eine ERP-Software in modularer Bauweise. So können Sie individuell Ihre Module auswählen, die Sie für den Einkauf und die Beschaffung benötigen. So optimieren Sie Ihre Prozesse, ohne Geld für Module auszugeben, die Sie in Ihrem Unternehmen nicht benötigen. Sind Sie neugierig geworden? Dann sollten Sie sich mit uns unterhalten. Gern beraten wir Sie zu Ihren individuellen Anforderungen und Voraussetzungen. Sie entscheiden, welche Module für Sie relevant sind. Und wir setzen die Software individuell für Sie um.

Noch Fragen zur Agentursoftware?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Wir antworten gern.