Mit der QuoJob-Agentursoftware haben Sie alle Fäden in der Hand

Ihre Vertriebsmitarbeiter sind auf Dienstreise, Ihre Geschäftsführer und Projektmanager beim Kunden – und ihr Kreativteam finalisiert Unterlagen, die per Kurier zugestellt werden müssen, unentwegt klingelt das Telefon. Szenarien, wie sie tagtäglich in Werbe- und Kommunikationsagenturen an der Tagesordnung sind. Hektik, Termine, kurzfristige Entscheidungen. Besonders in solchen Situationen kommt es darauf an, dass das Office Management der Agentur Ruhe und Durchblick behält.

Mit QuoJob, der Software für Werbe-, Media- und Kommunikationsagenturen sind Sie für einen anspruchsvollen Job bestens gerüstet. Dank der zentralen Plattform, mit der alle Ihre Mitarbeiter verbunden sind, gehen keine Informationen mehr verloren. Selbst Aktivitäten, die sich am Vortag nach Ihrem Dienstschluss ergeben haben, entgehen Ihnen nicht, denn alle wichtigen Vorgänge werden vom Team in Ihrer Agentursoftware dokumentiert. So können Sie gelassen in den neuen Tag starten: Während Ihr Kaffee noch durch die Maschine läuft, reicht Ihnen QuoJob schon die „Tageskarte“.

Unter „MyDay“ finden Sie alle anstehenden Termine, Aufgaben und Ihre persönlichen To-dos. Außerdem haben Sie sofort im Blick, wer an diesem Tag wegen eines Termins, Urlaub oder Krankheit abwesend ist. Ergeben sich neue Termine, To-dos oder Krankmeldungen, tragen Sie diese direkt auf „MyDay“ ein, ohne erst in einen anderen Menüpunkt wechseln zu müssen. Brauchen Sie zwischendurch mal eine Auszeit? Dann einfach auf „MyDay“ Ihren Urlaubsantrag ausfüllen. Um zeitliche Überschneidungen zu vermeiden, genügt ein Klick auf den QuoJob-Urlaubsplaner: Hier sehen Sie alle beantragten und genehmigten Urlaubstage Ihrer Kollegen.

Im Trubel des Agenturalltages gehen besondere persönliche Anlässe wie Geburtstage, Firmenjubiläen und Jahrestage der Betriebszugehörigkeit schnell unter. Ein solches Missgeschick vermeidet Ihre QuoJob-Datenbank. Denn Geburtstage sind in jeder Kontaktdatei hinterlegt und automatisch mit dem Kalender verbunden. „MyDay“ zeigt Ihnen diese rechtzeitig vorher an, so dass genügend Vorlauf zum Vorbereiten von Glückwünschen und Präsenten bleibt.

Illustration von 3 hochformatigen Blättern Agentur-Kopfbogenpapier, die etwas schräg übereinander gelegt sind, so dass die Ecken jeweils hervorragen. Das oberste Blatt hat einen weißen Rand, ein weißes Rechteck als Adressbereich und weiße Linien als angedeuteten Textbereich mit einer kurzen letzten Linie als Absenderzeile.

Mit dem QuoJob-Kalender keinen Agenturtermin mehr vergessen

Als Office Manager führen Sie den zentralen Kalender in Ihrer Werbe-, Kommunikations- oder Eventagentur. Sie sehen Ihre eigenen Termine und bei Bedarf die Ihrer Kollegen. Mit nur einem Klick laden Sie ein komplettes Team zum Meeting ein. Mit QuoJob erkennen Sie Engpässe und vermeiden langwierige und oft unnötige Diskussionen um Terminabstimmungen. In einem Arbeitsgang buchen Sie zum Termin auch gleich den Konferenzraum und die erforderliche Technik.

Die Teamstruktur in Werbe-, Kommunikations- und Eventagenturen ist zwar ähnlich aufgebaut, doch die Tätigkeitsbereiche variieren durchaus. So gibt es Agenturen, in denen ausschließlich die Buchhaltung oder der Projektmanager Eingangsrechnungen in QuoJob erfasst und freigibt. Manchmal ist das aber auch ein Fall für das Office Management, das die Fremdkostenrechnungen vorerfasst und die zuständigen Projektleiter zur Freigabe informiert. Und weil sich niemand alles merken kann, hilft Ihnen die To-do-Funktion Ihrer QuoJob-Agentursoftware, sich selbst zu organisieren oder Kollegen Erinnerungen zu schicken.

10 Gründe für QuoJob als Agentursoftware fürs Office Management