Mit QuoJob, der Software für Kreative mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Der Kreativbereich, bestehend aus Konzeptionern, Textern, Redakteuren, Fotografen, Designern, Film- und Onlinespezialisten, ist meist der Ursprungskern einer jeden Werbe- oder Kommunikationsagentur. Erst sukzessive wachsen die administrativen Flanken des Unternehmens nach. Klar, denn hauptsächlich mit kreativen Leistungen verdient die Agentur ihr Geld. Und gerade deshalb ist es wichtig zu wissen, wie hoch das Aufwand-Nutzen-Verhältnis tatsächlich ist – und wo möglicherweise noch Ressourcen schlummern.

Nun beschäftigen sich Texter und Grafikdesigner nicht vordergründig mit kaufmännischen Prozessen. Ihnen sollte aber bewusst sein, dass ihre Arbeitszeit bei durchdachtem Workflow und genauer Zeiterfassung doppelt wertvoll ist. Mit unserer Agentursoftware QuoJob werden diese Aufgaben zum Kinderspiel. Denn QuoJob ist ein intelligentes System, das inhaltlich so verzahnt ist, dass mit wenig administrativem Aufwand ein großer zeitlicher Nutzen generiert wird – in allen Abteilungen einer Marketing- oder Werbeagentur.

Blick von oben auf einen Holztisch mit heller Maserung, darum sitzen 11 Personen, von denen nur die Arme und Hände zu sehen sind. Auf der linken Tischhälfte befinden sich ein Laptop und ein Tablet sowie diverse Unterlagen mit Tabellen und Diagrammen, außerdem 3 Wassergläser und 1 Tasse Kaffee. Unter den linken sechs Personen ist eine dunkelhäutig und hält einen Stift in der Hand. Auf der rechten Tischhälfte stehen 2 Wassergläser und 2 Tassen Kaffee. Eine Person bedient ein Tablet. In der Mitte des Tisches steht eine kleine Grünpflanze.

QuoJob: Mit Zeiterfassung und Transparenz Agenturprozesse optimieren

Wer QuoJob als Softwarelösung in seiner Agentur einsetzt, spart Zeit und Geld. In der Kreation zeigt sich dies beispielsweise durch ein klares Jobbriefing, das im Projekt hinterlegt und von allen Teammitgliedern einsehbar ist. Es steckt klar den Rahmen ab, was in welcher Form bis wann zu erstellen ist. Das Wie wird meist in einem Ideen-Meeting herausgearbeitet. Den Termin dafür findet jedes Teammitglied im QuoJob-Kalender oder vermerkt in der zugeordneten Projektaufgabe. Im Idealfall hat der Projektverantwortliche bereits definiert, wie viel Zeit für die einzelnen Teilaufgaben zur Verfügung stehen. Jeder Mitarbeiter erkennt bei seiner Zeiterfassung der geleisteten Stunden, ob er sich noch im „grünen“ oder schon im „roten“ Bereich bewegt, also ob er noch im vorgegebenen Zeitlimit oder schon darüber liegt.

Die Zeiterfassung bei QuoJob wurde den Bedürfnissen von Kreativen in einer Werbe- oder Marketingagentur angepasst. Das heißt, die Handhabung ist einfach, unaufwändig und so angelegt, dass sie die kreativen Prozesse nicht beeinträchtigt. Dabei ist es freigestellt, welches Feature dieser Funktion gewählt wird. Unsere webbasierte Agentursoftware bietet zum einen die Möglichkeit der Zeiterfassung über den Timer, der einfach nur per Klick aktiviert wird und läuft, bis er wieder per Klick gestoppt wird. Ganz einfach. Dann ist automatisch die angefallene Zeit im gewählten Job erfasst. Im Nachgang werden dann optional Jobdetails und die Leistungsart erfasst. Eine andere Variante ist das Buchen der Zeiten über das Tool „My Time“. Dies setzt aber voraus, dass bei verschiedenen Projekten genau auf die Anfangs- und Schlusszeiten zu achten ist.

Und wenn es mal wieder spät wird in der Agentur, weil noch bis zur letzten Minute an der Finalfassung eines Layouts, Textes oder Konzeptes gefeilt wird, bleibt durchaus mal die Zeiterfassung auf der Strecke. Dann hilft Ihnen QuoJob mobile, das über einen Webbrowser überall empfangbar ist, oder unsere Agentursoftware QuoJob als App. Diese ermöglicht Ihnen Ihre Zeiterfassung auch ganz bequem per Smartphone oder Tablet.

Mit QuoJob immer auf dem neuesten Stand

Grüne Illustration einer Person im Profil, die unter einem großen Baum sitzt, auf dem Schoß einen Laptop. Aus dem Laptop fliegen Buchstaben empor. Der Boden, auf dem die Person sitzt, ist als grünes Halbrund angedeutet. Die gesamte Grafik steht auf weißem Hintergrund.

Wer sich morgens als Erstes einen Überblick über seine Tagesaufgaben verschaffen möchte, dem liefert unsere Agentursoftware im Modul „My Day“ alle Termine, Aufgaben und eigene To-dos. Auch Informationen fürs Jobhandling wie Ansprechpartner beim Kunden oder bei beteiligten Lieferanten sind im Job transparent hinterlegt. Selbst wenn Sie aus dem Urlaub oder nach Krankschreibung in ein begonnenes Projekt dazustoßen, ist unsere Agentursoftware QuoJob an Ihrer Seite. Im ausgewählten Job finden Sie beispielsweise die Jobbeschreibung, Statusinfo (Jobverlauf) und nächsten Schritte auf einen Blick. Im Korrespondenz-Tool sind hochgeladenen Dokumente und E-Mails einsehbar, im Besprechungsbericht die Ergebnisse stattgefundener Meetings. Mit QuoJob entgeht Ihnen keine Information; im Handumdrehen verfügen Sie über alle Fakten, als wären Sie nie weg gewesen …

10 Gründe, warum Kreative in Agenturen auf QuoJob nicht mehr verzichten wollen