Zuerst einmal natürlich die Anlage von Kontakten, denn ein Kunde ist erst einmal nichts anderes als ein Kontakt. Damit Sie ihn aber als Kunden pflegen und verwalten können ist es wichtig, dass Sie die Kontakte mit unterschiedlichen Kriterien belegen können. So können Sie genau die Kontakte selektieren, die Sie gefiltert haben möchten, wie z. B. Ihre aktiven Kunden. Das Wort Relationship darf man ebenfalls nicht außer Acht lassen. Um eine Beziehung aufrecht zu erhalten muss man in Verbindung bleiben, daher sind weitere wichtige Funktionen Schriftwechsel, E-Mails und Notizen von Telefonaten. Man braucht eine Historie, bei der man genau nachvollziehen kann, wann der Kunde kontaktiert wurde, wer wann was abgesprochen hat. Am besten mit einer Erinnerungsfunktion, so dass keine Angelegenheit mehr in Vergessenheit geraten kann.
CRM
Customer-Relationship-Management, ein schönes Neudeutsches Wort für Kundenbeziehungsmanagement. Man möchte damit also seine Kundenbeziehungen Managen, also pflegen und den Überblick behalten. Was wäre eine Agentur ohne seine Kunden? Richtig, nicht lange am Markt. Es gibt diverse CRM-Tools, mit denen Sie Kontakte verwalten können, wenn Sie aber wenn wollen als nur eine Übersicht Ihrer Kunden, dann suchen Sie eine Agentursoftware, die eine professionelle CRM-Verwaltung implementiert hat. Dies erspart Ihnen ein Arbeiten mit vielen Einzellösungen, durch das Sie garantiert wieder den Überblick verlieren würden.
Was gehört zu einem CRM?
Kriterien und Kontakte
Um seien Kundenbindung noch intensiver zu gestalten, sollte das CRM in Ihrer Agentursoftware in der Lage sein, eigene Verteilen, Kategorien und Kriterien zu hinterlegen. So können Sie zu bestimmten Anlässen eine Selektion auslassen, genau mit den Kriterien, die Sie sehen wollen. Denken Sie zum Beispiel an das bevorstehende Weihnachtsfest. Ihre Kunden sollen alle einen Weihnachtsgruß von Ihnen bekommen. Mit einem guten CRM-Tool selektieren Sie einfach das Kriterium Weihnachtskarte und schon haben Sie alle Kontakte, die dieses tragen. Um es sich dann noch einfacher zu machen, sollte das Tool in der Lage sein, die selektierten Kontakte auch zu exportieren. Wie dies in QuoJob genau funktioniert können Sie hier noch mal in einem Beitrag von uns nachlesen https://quojob.de/news/alle-jahre-wieder-adressselektion/.
Kaufmännische Stammdaten
Den buchhalterischen Aspekt bei einer Kundenverwaltung sollte man ebenfalls immer im Age behalten. Kundenummern, Kreditoren oder Debitorennummern sollten genauso hinterlegt werden können wie bestimmte Zahlungsvereinbarungen, Skonto oder eigene Preise. Nicht immer nachfragen zu müssen, was der Kunde für ein Zahlungsziel hat trägt nämlich genauso zu einer guten und entspannten Geschäftsbeziehung bei, wie einen Geburtstagsgruß zu hinterlassen.
Ansprechpartner
Kundenbeziehungen führt man nicht mit Firmen, sondern mit denen, die dort arbeiten, also mit den Ansprechpartnern. Daher ist es unabdingbar, dass Ansprechpartner ganz individuell angelegt und verwaltet werden können. Abweichende Anschriften oder Anreden sollten dabei standardmäßig im Programm genutzt werden können.
Anlage und Verwaltung
Die Kundenverwaltung gehört zum Herzstück einer jeden Agentursoftware, daher sollte die Anlage von Kunden & Interessenten schnell und einfach funktionieren und jederzeit zu bearbeite sein, denkt man nur an das Thema DSGVO, welches bei Kontakten eine wichtige Rolle spielt. Gerade weil die Kontakte von so großem Wert sind, sollte die Möglichkeit bestehen, dass diese nicht unbedingt von jedem angelegt und bearbeitet werden können. Im besten Fall sollte dies durch Zugriffsrechte so eingestellt werden können, dass nur die verantwortlichen Mitarbeiter vollen Zugriff haben, um eine saubere Datenbank zu pflegen. So haben Sie dann auch eine Grundlage für ordentliche Projekte und Jobs geschaffen. Wenn Sie sehen möchten, wie einfach die Kontaktanlage in QuoJob funktioniert, dann schauen Sie sich gerne unser Tutorial zum Thema an.
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