Controlling - mit dieser Software einfach Planen, steuern & kontrollieren

Jobs-Interface von QuoJob auf Screen mit illustriertem Papierflieger und anderen Elementen drum herum

Die intelligente Lösung für Ihre Planung und Analyse

Das Controlling ist neben der Geschäftsführung der einflussreichste Bereich einer Agentur. Von hier aus erfolgen maßgebliche Impulse zur Prozessoptimierung im gesamten Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass das Controlling auf alle relevanten Informationen Zugriff hat. Aus dieser Ambition heraus ist eine Software wie QuoJob das ideale Arbeitsmittel, um über Daten und Berichte schnell und tagesaktuell zu verfügen.

Mit zunehmender Komplexität Ihrer Werbe-, Event- oder Media-Agentur steigt gleichfalls das Datenmaterial, Statistiken und Einflussfaktoren, der zu erhebenden betriebswirtschaftlichen Werte. Planungen und Analysen werden aufwändiger und anspruchsvoller. – Ein Grund dafür, dass ab einer bestimmten Größe der Agentur das Controlling aus der Geschäftsführung ausgegliedert wird, vor allem aber, dass für die Rentabilitätssicherung Ihrer Agentur eine Software mit Controllerintelligenz erforderlich ist.

Mit QuoJob rufen Sie Kosten und Erlöse für einen Soll-Ist-Vergleich auf Knopfdruck ab: Sie erkennen, wie rentabel Ihre Kundenprojekte umgesetzt wurden, ob beispielsweise zusätzliche Personalstellen im wirtschaftlichen Verhältnis zur Umsatzentwicklung stehen und wie zielführend Ihre Vertriebs- und Werbeaktivitäten verlaufen.

Drei QuoJob-User sitzen am Tisch und besprechen Wachstumsstatistik, welche auf Laptop gezeigt wird

Das Schweizer Taschenmesser der Controlling-Tools

Die QuoJob Agentursoftware versetzt Sie mit zahlreichen Controlling-Tools in die Lage, zuverlässige Analysen zu erstellen, um Ihrer Geschäftsführung geeignete unternehmerische Maßnahmen zu empfehlen. Ihre Kontrollerhebungen lassen sich flexibel variieren und bieten die beste Grundlage, das betriebliche Organisations- und Personalführungssystem Ihrer Werbeagentur allumfassend zu beleuchten und im Rahmen Ihrer strategischen und operativen Planung zu optimieren.

Controlling schafft Kontrolle

Einzelne Reports, wie beispielsweise der Profit-Report oder den Report zur Stundenübersicht, finden Sie an Ihren Projekten, Ihren Jobs, im Modul MyTime oder auch in der Buchhaltung. Sie können sich auch Ihre favorisierten Reports auf Ihrem Dashboard unter dem Widget Reports anzeigen lassen. Alle anderen finden Sie immer gesammelt unter dem Reiter Controlling. Wenn Sie Reports aus mehreren Bereichen freigeschaltet haben, unterteilen sich auch hier die Reports. Dies dient zur Übersicht. Auf der linken Seite können Sie Ihre Standard-Selektionskriterien hinterlegen. Diese Einstellungen gelten dann für jeden Report, den Sie auswählen. In der Mitte werden Ihre verfügbaren Reports angezeigt. Sie können diese auch favorisieren, in dem Sie auf das kleine Stern-Symbol klicken. Dieser erscheint dann auf der rechten Seite und auf Ihrem Widget auf dem Dashboard. Der kurze Beschreibungstext gibt eine Info über die Funktion des jeweiligen Reports. Wenn Sie den gewünschten Report öffnen, gelangen Sie in eine Detailansicht. Dort können Sie Ihre Selektion anpassen. Sie können sich dazu auch Vorlagen erstellen, sodass Sie nicht jedes Mal die Kriterien neu einstellen müssen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben bekommen Sie Ihr Ergebnis in Tabellenform angezeigt. Sie können den Report jetzt entweder nur zur Ansicht nehmen, ihn als PDF ausgeben oder auch als CSV-Datei Exportieren. Falls Sie einen Report suchen, der sonst nicht zu Ihren Standardreports zählt und Sie nicht die ganze Liste durchgehen möchten, können Sie über das Suchfeld auch den Namen des gewünschten Reports eintippen.

Illustration von Rechnung, die links mit Kalkulationsblatt verbunden ist und rechts mit Diagramm

Transparente Analyse mit einem Klick

Mit der Software QuoJob bieten wir Werbe- und Kommunikationsagenturen ein Controlling-Modul an, das in engem Austausch mit unseren Kunden und Nutzern stetig weiterentwickelt wird und somit fundierte Auswertungen mit höchster Relevanz für den Agenturbetrieb beinhaltet. Es bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten der Erhebung, des Vergleichs, der Auswertung und Darstellung Ihrer betriebswirtschaftlichen Daten. Mit wenigen Klicks rufen Sie beispielsweise Jobs mit Kalkulation und erfassten angefallenen Stunden auf, können Fremdleistungen wahlweise einbeziehen oder ausblenden, sehen alle Aufträge nach Kundensortierung und überblicken den Abrechnungsstatus Ihrer Jobs. Weiterhin bietet Ihnen das Controlling-Modul unserer Agentursoftware die Möglichkeit, kaufmännische Eckdaten nach Units abzurufen und sämtliche Daten unter anderem mit Zeit- und Statusfiltern zu segmentieren.

10 Gründe, warum Ihre Werbeagentur mit der QuoJob-Controlling-Software bestens beraten ist

  • Schnelle und tagesaktuelle Verfügbarkeit aller betriebswirtschaftlichen Daten
  • Aufruf aller Jobs, auf Wunsch gefiltert nach Jobstatus und Zeit
  • Darstellung der Umsätze nach Abteilungen (Units) der Agentur
  • Soll-Ist-Vergleich der Projekte, wahlweise mit oder ohne Berücksichtigung von Fremdleistungen
  • Entwicklung der Personalkosten
  • Statistik über Kapazitäten und Auslastung der Mitarbeiter
  • Auflistung aller Krankmeldungen, filterbar nach Zeitraum und Mitarbeiter
  • Urlaubsplaner/Übersicht Resturlaube
  • Mitarbeiterstatus mit Gehaltsentwicklung, Position, Fortbildungsmaßnahmen
  • Ansicht aller Geburtstage und Jubiläen der Agenturbelegschaft

Nicht die richtige Lösung für Ihr Controlling gefunden?

Obwohl wir sehr viele Reports im System anbieten, kann es immer vorkommen, dass Sie noch eine zusätzliche Spalte, Auswertung oder Zahl benötigen. Vielleicht braucht Ihr Kunde ja eine ganz spezielle Auswertung? Kein Problem, das ist der Vorteil davon, wenn man eigene Programmierer inhouse beschäftigt. Sie sagen uns einfach, welche Anforderungen Sie haben und wir bauen Ihnen einen Report nach Maß.

Wir haben um die 100 Reports standardmäßig im System. Sie werden nicht alle benötigen, aber für den Fall der Fälle sind Sie gut aufgestellt. Die Reports sind in spezielle Bereiche unterteilt. Wir unterscheiden zwischen Profit, Buchhaltung, Human Resources, Kontakte und Media. Sie können entscheiden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welchen Report bekommt. Einen Mitarbeiter aus der Buchhaltung interessieren andere Reports als einen Projektmanager. Sie können diese Rechte im HR bei den einzelnen Mitarbeitern einstellen. Wenn Sie dies nicht für jeden individuell benötigen, können Sie dies auch über selbst definierte User-Gruppen tun.

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