XRechnung-konforme Rechnung erstellen – Tipps

Seit November 2020 gibt es einen Standard für die elektronische Rechnung an Bundesbehörden, Bundesländern und Kommunen: die XRechnung. Dabei handelt es sich um eine Rechnung im XML-Format, die aufgrund des Formats doppelt lesbar ist. Der Empfänger der Rechnung liest wie gewohnt die Rechnung als PDF, während im Hintergrund die Software das digitale Format aufnimmt.

Doch wie können Sie eine XRechnung-konforme Rechnung erstellen? Worauf sollten Sie achten und welche Hilfsmittel gibt es für die Erstellung?

Abbildung des User Interface der QuoJob Webanwendung mit illustrierten Elementen
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XRechnung kurz erklärt

Die XRechnung wurde im November 2020 in Deutschland auf der Grundlage einer EU-Norm eingeführt und gilt als offizieller Standard für den Datenaustausch über elektronische Rechnungen. Im Gegensatz zur klassischen Rechnung wird die XRechnung als XML-Datei gespeichert. Dadurch ist es möglich, sie auch elektronisch zu lesen.
Um eine XRechnung-konforme Rechnung zu erstellen, müssen bestimmte Formalitäten beachtet und vorgeschriebene Felder beinhaltet sein. Neben den herkömmlichen Rechnungsinhalten wie Rechnungssteller, Adressat, Leistung, Datum etc., sind auch Informationen enthalten, die die XRechnung rechtssicher machen. Bevor Sie jedoch mit einer XRechnung arbeiten könne, müssen Sie sich bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) registrieren lassen. Das gilt nur für Rechnungen an den Bund. In einigen Fällen kann diese Registrierung auch bei Rechnungen an die Länder und Kommunen Pflicht sein. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hilft dabei weiter, wie die jeweiligen Länder die XRechnungen erstellt haben möchten. Gemäß den Vorgaben der E-Rech-VO muss eine E-Rechnung folgende Pflichtfelder enthalten:

  • Lieferantennummer
  • Leitweg-ID
  • Zahlungsbedingungen
  • DE-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • Bankverbindung
  • Bestellnummer

Die Vergabe der Leitweg-ID erfolgt auf Bund- und Landesebene. Für E-Rechnungen an die Bundesbehörden und an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Dort können weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID erfragt werden. Die ausgebenden Stellen auf Länderebene müssen Sie dem Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder entnehmen.

XRechnung-konforme Rechnung erstellen

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen. Wie Sie diese Rechnung letztendlich anfertigen, hängt davon ab, wie Sie sonst Ihre Rechnungen erstellen. Wer beispielsweise viele rechtssichere Rechnungen im Jahr erstellt und vielleicht auch ein Mahnwesen benötigt, sollte ein Rechnungsprogramm nutzen. Viele – vor allem kleine und mittelständische – Unternehmen arbeiten hier noch mit Excel – eine Arbeitsweise, die zu Fehlern führen kann.

Andere Unternehmen hingegen nutzen ein Buchhaltungsprogramm. Damit stellen Sie sicher, dass Sie rechtssichere Rechnungen erstellen und die Rechnungen über DATEV oder Elster ans Finanzamt übermittelt werden.

Eine dritte Möglichkeit sind XRechnungs-Generatoren. Bei diesen Generatoren können Sie einfach eine XRechnung erstellen. Allerdings sind diese Programme sehr einfach gehalten. In den meisten Fällen bringen sie weder eine Archiv-Funktion noch Vorlagen gemäß dem Corporate Design mit. Für die reine XRechnung ist das allerdings auch nicht notwendig, da XML-Rechnungen eher funktional als hübsch sind. Mit ein paar Klicks geben Sie alle Rechnungsdaten ein, laden die fertige XRechnung runter und schicken diese an die Behörde. Der Nachteil: Sie müssen alle Daten von Hand eintragen und die fertige XRechnung ist zwar fertig, kann aber nicht vorab zur Freigabe an eventuelle Teammitglieder verschickt werden. Darüber hinaus muss die so erstellte XRechnung händisch archiviert werden.

ERP-Software zur Erstellung von XRechnungen

Um eine XRechnung-konforme Rechnung zu erstellen, ist es daher sinnvoll, auf Buchhaltungsprogramme mit integrierter Archivierung, Verwaltung und Versand zurückzugreifen. Eine noch bessere Lösung ist eine ERP-Software als All-in-One-Programm. Diese Software bündelt alle unternehmensrelevanten Funktionen und Aufgaben auf einer Plattform. Das hat mehrere Vorteile:

  • Alle berechtigten Teammitglieder können auf die XRechnung zugreifen. Das spielt vor allem bei Freigabeprozessen eine große Rolle.
  • Für die Erstellung der XRechnung hat der Bearbeiter über die Plattform Zugriff auf alle dafür wichtigen Informationen.
  • Es ist möglich, Vorlagen anzulegen, um eine XRechnung-konforme Rechnung zu erstellen, d. h. Ansprechpartner, Absender-Adresse etc. müssen nicht separat eingetragen werden.
  • Sie sparen Umschläge, Porto, Briefpapier, den Druck und Versand der Rechnung
  •  Sie automatisieren Prozesse.
  • Sie reduzieren Fehler, da die Rechnung nicht mehr händisch erstellt wird.
ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Lohnt sich eine ERP-Software für KMUs?

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist eine ERP-Software aufgrund des Umfangs und den damit verbundenen Kosten oft nicht rentabel. Ein ERP-Programm in Modulbauweise kann diese Kosten reduzieren und gleichzeitig Prozesse im Unternehmen durch die Automatisierung flüssiger und damit effizienter machen. Wenn Sie beispielsweise nur das Modul erwerben möchte, das Sie benötigen, um eine XRechnung-konforme Rechnung zu erstellen, kaufen Sie nur dieses Modul und können fast sofort mit der Arbeit beginnen. Stellen Sie später fest, dass Sie vielleicht im Rahmen der Erweiterung Ihres Unternehmens doch mehr Funktionen benötigen, können Sie diese bequem dazubuchen. Das können Module für das Projektmanagement, die Korrespondenz, die Kundenakquise, die Personalverwaltung oder den E-Mail-Client sein. So zahlen Sie immer nur das, was Sie auch tatsächlich im Unternehmen nutzen.

Gern beraten wir Sie zu unserer ERP-Software in Modulbauweise. Auf Wunsch passen wir Ihnen die Software an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse an. Kontaktieren Sie uns noch heute.

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