Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen. Wie Sie diese Rechnung letztendlich anfertigen, hängt davon ab, wie Sie sonst Ihre Rechnungen erstellen. Wer beispielsweise viele rechtssichere Rechnungen im Jahr erstellt und vielleicht auch ein Mahnwesen benötigt, sollte ein Rechnungsprogramm nutzen. Viele – vor allem kleine und mittelständische – Unternehmen arbeiten hier noch mit Excel – eine Arbeitsweise, die zu Fehlern führen kann.
Andere Unternehmen hingegen nutzen ein Buchhaltungsprogramm. Damit stellen Sie sicher, dass Sie rechtssichere Rechnungen erstellen und die Rechnungen über DATEV oder Elster ans Finanzamt übermittelt werden.
Eine dritte Möglichkeit sind XRechnungs-Generatoren. Bei diesen Generatoren können Sie einfach eine XRechnung erstellen. Allerdings sind diese Programme sehr einfach gehalten. In den meisten Fällen bringen sie weder eine Archiv-Funktion noch Vorlagen gemäß dem Corporate Design mit. Für die reine XRechnung ist das allerdings auch nicht notwendig, da XML-Rechnungen eher funktional als hübsch sind. Mit ein paar Klicks geben Sie alle Rechnungsdaten ein, laden die fertige XRechnung runter und schicken diese an die Behörde. Der Nachteil: Sie müssen alle Daten von Hand eintragen und die fertige XRechnung ist zwar fertig, kann aber nicht vorab zur Freigabe an eventuelle Teammitglieder verschickt werden. Darüber hinaus muss die so erstellte XRechnung händisch archiviert werden.
