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Möchtest du dir in deinem Angebot oder der Ausgangsrechnung Zwischensummen anzeigen lassen oder lieber verbergen? Kein Problem, du musst einfach nur im Druckdialog das Häkchen setzen.

Die Zugriffsrechte kannst du entweder pro Mitarbeiter oder pro Usergruppe festlegen. Diese legen fest, welche Rechte deine Mitarbeiter in QuoJob haben sollen. Du kannst zwischen ‚Schreiben‘, ‚Lesen‘ und ‚Nein‘ wählen, sodass die Mitarbeiter entweder
– ändern,
– ansehen oder
– gar keinen Zugriff auf die Module oder Funktionen haben werden.

Unter dem Tab ‚Workflow‘ findest du die am Job erstellten Dokumente aus QuoJob. Dazu zählen Lieferscheine, Besprechungsberichte, Mails und Schriftwechsel. Auf der rechten Seite am Job siehst du zudem noch die Job-Historie.

Als ‚Widget‘ bezeichnen wir die einzelnen Funktionen, die du auf dein individuelles Dashboard oder Cockpit ziehen kannst. QuoJob hat eine Menge Widgets wie zum Beispiel Kalender, Aufgaben, offene Angebote, Chat usw. Die Widgets werden ständig weiterentwickelt, sodass immer neue hinzukommen und das Dashboard stetig wächst.

Hinter ‚View‘ im Modul „Kontakte“ verbirgt sich eine sehr praktische Funktion. Wenn du deine Kontakte auswählst und mithilfe einer Mehrfach-Suchauswahl mit vielen Kriterien, Attributen und anderen Selektionsoptionen versiehst, kannst du diese Auswahl unter ‚View‘ für dich abspeichern. So musst du nicht jedes Mal die Kriterien erneut einstellen.

Die User-Lizenzen in QuoJob unterscheiden sich im Umfang ihrer Funktionen. Die Power-User-Lizenz ist eine vollumfängliche Lizenz, die dir alle Rechte in der Software bereitstellt. Die Non-Power-User-Lizenz ist deutlich eingeschränkter. Sie hat viele Lese-Funktionen, erlaubt aber zum Beispiel nicht, Jobs anzulegen und Angebote oder Rechnungen zu schreiben. Die MyTime-Lizenz ist die kleinste User-Lizenz. Nutzer mit dieser Lizenz haben nur Zugriff auf das Modul „MyTime“ und „Extras“.

Wenn du Ausgangsrechnungen generierst, kannst du diese auch als Teilrechnungen erstellen. Du entscheidest, ob du prozentual abrechnen möchtest oder einen bestimmten Teil der Summe. Der noch offene Rest wird dir so lange vorgeschlagen, bis du diesen abrechnest oder auf ‚NWB‘ oder ‚inklusive‘ stellst.

Du kannst dir projekt- und jobbezogene erfasste Stunden ganz einfach per Klick auf einem Stundenzettel ausgeben lassen. Du entscheidest, welche Angaben mitgedruckt werden sollen. So hast du direkt eine Aufstellung für deinen Kunden oder für deine interne Auswertung mit dem Team.

Unter dem Punkt ‚Sonstiges‘ im Modul „Kontakte“ findest du die verschiedenen Funktionen, die am Kontakt nutzbar sind. Du kannst zum Beispiel kundenspezifische Textbausteine oder Verbindungsdaten des Kontakts hinterlegen, beispielsweise wenn du deinem Kunden das Hosting anbietest. Zudem ist unter ‚Sonstiges‘ der Datei-Upload möglich. Dort kannst du einfach per Drag-and-drop Dokumente oder E-Mails hinterlegen, die für jeden Mitarbeiter wichtig sind. Es lässt sich nachvollziehen, wer wann welches Dokument dort hochgeladen hat.

Unter dem Modul „Buchhaltung“ und dem Reiter ‚Extras‘ findest du den Punkt ‚Rechnungsläufe‘. Hier kannst du eine Rechnungsprüfung vornehmen, indem du dir alle Ausgangsrechnungen auflisten lässt oder nach den Belegen filterst, die gemeinsam in einem Lauf fakturiert wurden.

Mit dem Modul „Offene Posten“ (OP) kannst du deine offenen Posten und Mahnungen über QuoJob erstellen und verwalten. Im Modul „Buchhaltung“ kannst du eine sogenannte OP-Liste ziehen und daraus entscheiden, welche unbezahlten Ausgangsrechnungen du anmahnen möchtest. Indem du einen Mahnlauf startest, entscheidest du, welche der Forderungen mit Mahnstufe versehen werden. Welche Mahnstufe oder Zahlungsziele eingehalten werden müssen, kannst du im „Admin“-Bereich einstellen.

Unter dem Punkt ‚Nachrichten‘ findest du in QuoJob die internen Nachrichten, die du dir über das System zuschicken lassen kannst. Im Admin-Bereich unter ‚Allgemeine Einstellungen‘ kannst du auswählen, welche Nachrichten gesendet werden sollen. Unter „Extras“, interne Nachrichten, kann jeder für sich einstellen, welche Nachrichten er bekommen möchte und ob diese auch per Mail weitergeleitet werden sollen. Du kannst dich über Stundenbuchungen, offene Posten, Termine, Aufgaben, Budgetüberschreitungen und vieles mehr informieren lassen. Es macht durchaus Sinn, sich die verschiedenen Möglichkeiten genau anzuschauen, um nichts Wichtiges zu verpassen, gleichzeitig aber auch nicht zugespammt zu werden. Wenn du eine interne Nachricht hast, wird das mit einem roten Punkt auf deinem Dashboard und oben rechts in der Leiste angezeigt. Die Nachrichten kannst du unter „Extras“ anschauen, lesen und löschen.

Im Modul „MyTime“ findest du alles rund um das Thema ‚Zeiterfassung‘. Du kannst deine Zeiten auf Jobs, Aufgaben, produktive oder interne Tätigkeiten buchen. Du kannst dir eine Liste deiner buchbaren Jobs oder Aufgaben anzeigen lassen und mithilfe eines Reports den Überblick behalten. Darüber hinaus hast du auch eine Ansicht über Abwesenheitsbuchungen.

Das Modul „MyDay“ umfasst ein selbst konfigurierbares Dashboard. Du kannst mehrere Boards mit verschiedenen Widgets erstellen, die sich jeder Mitarbeiter im Rahmen der Möglichkeiten individuell gestalten kann.

Du legst deine Leistungsarten im Admin-Modul an. Dies geschieht während des gemeinsamen Kick-off-Workshops in der Implementierungsphase von QuoJob. Dabei legst du fest, welche Leistungen du zu welchem Preis pro Menge anbietest. Du kannst auch einen Beschreibungstext für jede Leistungsart hinterlegen. All diese Informationen werden automatisch beispielsweise in einem Angebot oder bei der Zeiterfassung verwendet, wenn du die gewünschte Leistungsart auswählst. Du kannst jederzeit neue Leistungsarten zu deiner Preisliste hinzufügen oder auch sperren. Unter „Kontakt“ kannst du sogar kundenspezifisch Leistungsarten sperren, sodass sie nicht mehr ausgewählt werden können.

Im Modul „Kontakte“ kannst du Kriterien sowohl Ansprechpartnern als auch Firmen zuordnen und danach auch selektieren. Die Kriterien kannst du im Modul „Admin“ frei hinterlegen. Wenn du dann im Modul „Kontakte“ auf der linken Seite im Suchfeld nach einem angelegten Kriterium wie z. B. ‚Weihnachtskarte‘ oder ‚Messe-Einladung‘ selektierst, werden dir alle Kontakte und Ansprechpartner angezeigt, die dieses Merkmal aufweisen. Im nächsten Schritt könntest du dann eine Massen-Mail oder einen CSV-Export generieren.

Im Modul „Jobs“ findest du alle deine erstellten Jobs. Mit der Selektion auf der linken Seite kannst du eine individuelle Ansicht erstellen, die nur die gewünschten Jobs anzeigt. Auf der rechten Seite des Moduls kannst du verschiedene Aktionen durchführen, wie zum Beispiel die Delegation von Aufgaben an das Team. Das Modul „Jobs“ ist eines der wichtigsten Module in QuoJob, da du dort all deine Projekte und Ressourcen planst.

Unter dem Reiter ‚Korrespondenz‘, den du sowohl im Modul „Jobs“ als auch im „Kontakt“-Modul findest, stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung. Du kannst hier Besprechungsberichte, E-Mails oder andere Schriftwechsel erstellen, bearbeiten und verwalten. Alle erzeugten Dokumente können auch direkt aus der Software heraus versendet werden.

‚KDW‘ steht für Kundenwunsch. Bei der Zeiterfassung kannst du direkt das KDW-Kästchen aktivieren. Dies ist sinnvoll, wenn der Job eigentlich schon abgeschlossen ist und du kennzeichnen möchtest, warum du dennoch Stunden darauf erfasst hast. Dadurch kannst du nachverfolgen, wie viele zusätzliche oder nachträgliche Arbeitsstunden du insgesamt auf Kundenwunsch erbracht hast.

Beim iCal-Export handelt es sich um eine manuelle Datei, mit der du den QuoJob-Kalender exportieren und in deinen iCal importieren kannst. Dadurch kannst du die Termine aus QuoJob in deinen persönlichen Kalender integrieren.

Das Modul „HR“ umfasst die Mitarbeiterverwaltung. Dort kannst du beispielsweise die privaten Adressdaten, Spezifikationen sowie den Zugang zum QuoJob-System und die Zugriffsrechte der Benutzer hinterlegen. Du kannst für jeden Mitarbeiter individuell festlegen, welche Lizenz und welche Rechte er erhält. Alternativ kannst du im Admin-Bereich User-Gruppen definieren, die du im „HR“-Modul auswählen kannst. Unter „HR“ werden auch die individuellen Arbeitszeiten, Stundenlöhne und der Urlaub der Mitarbeiter hinterlegt. Diese Daten werden automatisch bei der Kapazitätenplanung und der Profitberechnung berücksichtigt.

Den Reiter ‚Historie‘ findest du sowohl im Modul ‚Job‘ als auch im Modul ‚Kontakt‘ sowie im Modul „HR“ (Mitarbeiterverwaltung). Dort ist alles archiviert, was jemals in QuoJob für den jeweiligen Job, Kontakt oder Mitarbeiter erstellt wurde. Du kannst alles bis ins Detail nachvollziehen, angefangen von Angeboten über Termine bis hin zu Aufgaben. In der Historie siehst du nicht nur, was erstellt wurde, sondern auch, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt einen Eintrag vorgenommen hat. Da die Historie unter Umständen eine lange Liste ergeben kann, besteht auch die Möglichkeit, sie zu selektieren und zu filtern.

Der Geschäftsführer-Report liefert Informationen über Forecast und Rohertragsauswertungen für den aktuellen Monat, das aktuelle Jahr, den Vormonat und das Vorjahr. Er enthält Daten zu abrechenbaren Stundenleistungen und dem Gesamtertrag. Dabei werden nur Fremdkosten bewertet, die entweder als Nicht-Wiederbeschaffungswert (NWB) erfasst wurden oder in einer Ausgangsrechnung berücksichtigt wurden. Dieser Report ist wichtig, um einen umfassenden kaufmännischen Überblick zu erhalten und wichtige Kennzahlen zu analysieren.

Die Abkürzung ‚FV‘ steht tatsächlich für Fakturenvorschlag. Ein Fakturenvorschlag ist ein Entwurf für eine Rechnung. Das Dokument ähnelt einer Rechnung, hat jedoch noch keine generierte Rechnungsnummer und kann daher noch bearbeitet werden. Du kannst einen Fakturenvorschlag entweder direkt beim Angebot erstellen oder frei erstellen. Im Modul „Buchhaltung“ kannst du dir alle Fakturenvorschläge anzeigen lassen, überprüfen und bei Bedarf auch direkt fakturieren.

Das Modul „Fibu-Export“ bietet eine Schnittstelle für die Übertragung wichtiger buchhaltungsbezogener Daten an Ihr Steuerbüro. Dabei unterstützt es gängige Formate wie DATEV, Lexware oder Diamant. Den Exportvorgang kannst du im Modul „Buchhaltung“ unter dem Reiter „Schnittstellen“ durchführen. Durch einen Klick werden die entsprechenden Dateien für dich generiert. Sollten Daten fehlen, die für den Export benötigt werden, weist QuoJob dich darauf hin, damit du den Fibu-Export entsprechend anpassen kannst.

Unter dem Favoriten-Stern kannst du ganz einfach per Drag-and-Drop die Funktionen platzieren, die du am häufigsten verwendest. Dadurch hast du den Vorteil, dass du nicht jedes Mal die verschiedenen Reiter durchgehen musst, sondern die wichtigsten Funktionen direkt zu Beginn aufgelistet siehst. Auf diese Weise kannst du effizienter arbeiten und schnell auf die benötigten Funktionen zugreifen.

In QuoJob hast du die Möglichkeit, Eingangsrechnungen zu erfassen. Du kannst dies entweder direkt im jeweiligen Job unter dem Punkt „Einkauf“ oder im Modul „Buchhaltung“ unter dem Punkt „Buchung“ auf der rechten Seite tun. Eingangsrechnungen können pro Job oder für mehrere Jobs erfasst werden. Zusätzlich bietet QuoJob die Option, den Originalbeleg der Rechnung per Dateiupload hochzuladen. Du hast auch die Möglichkeit, einen Freigabeprozess für Eingangsrechnungen festzulegen. Du bestimmst, wer die Rechnung freigeben darf, indem du einfach darauf klickst. Die Mitarbeiter, die die entsprechenden Berechtigungen haben, können das Widget „Eingangsrechnung“ auf ihrem Dashboard platzieren, um einen Überblick über die Rechnungen zu behalten.

Unter dem Begriff „Daten“ im Modul „Jobs“ befindet sich die Eingabemaske für den jeweiligen Job. Nachdem du einen neuen Job angelegt hast, kannst du ihn jederzeit bearbeiten, sofern du die entsprechenden Zugriffsrechte hast. Klicke dazu im Job auf der rechten Seite im Menü auf den Punkt „Parameter“ und den Unterpunkt „Daten“. Dadurch öffnet sich die Eingabemaske, ähnlich wie bei der Neuanlage. An dieser Stelle kannst du den Ansprechpartner, die Unit oder den Job-Status bearbeiten. Klicke anschließend auf den Button „Speichern“, um deine Änderungen zu sichern.

Die Copy-and-Paste-Box findest du im Modul „Kontakte“ und unter „HR“. Wenn du einen neuen Kontakt oder Mitarbeiter anlegst, hast du in dem Fenster eine freie Box. Diese dient dazu, dass du beispielsweise eine Firmenadresse dort hineinkopieren und bei Bedarf in die entsprechenden Kontaktfelder einfügen kannst. Das erleichtert dir das Übertragen von Informationen und spart Zeit beim manuellen Eingeben.

Im Controlling-Modul findest du alle Reports, die in QuoJob integriert sind. Dort werden praktisch alle Daten, die du in die Software eingibst, in einem Report dargestellt. Du kannst Reports für dich und deine Mitarbeiter festlegen und sie im Controlling-Modul als Favoriten markieren, so dass du nicht jedes Mal alle durchsuchen musst. Innerhalb der Reports kannst du auch Vorlagen erstellen, um deine Auswahlkriterien nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Die Reports umfassen Profit-Auswertungen, Mitarbeiterstunden-Übersichten und die Gegenüberstellung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Das Buchhaltungs-Modul gehört zu den Standardmodulen in QuoJob. Dieses Modul ermöglicht dir, deine buchhalterischen Angelegenheiten zu erledigen, u. a. kannst du dir deine vorhandenen Ausgangsrechnungen, Fakturenvorschläge oder Eingangsrechnungen anzeigen lassen, diese bearbeiten oder neue erfassen. Wie überall in QuoJob kannst du auch hier auf der linken Seite deine Selektionskriterien einstellen und so deine Suche anpassen. Falls du die Module „FiBu-Export/Import“, „Kassenbuch“, „E-Banking“, „Offene Posten“ und „Mahnwesen“ und/oder „WKR“ ebenfalls lizenziert hast, findest du diese Funktionen ebenfalls unter Buchhaltungs-Modul.

Du kannst Aufgaben in QuoJob entweder direkt aus einem Angebot generieren oder frei in einem Projekt erstellen. Die Aufgaben haben immer eine festgelegte Anzahl an Stunden sowie ein Start- und Enddatum. Du kannst die Aufgaben einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zuweisen. Die Mitarbeiter können ihre Aufgaben im Projekt, im Modul „MyTime“ oder auf ihrem Dashboard einsehen und direkt Zeiten dafür buchen.

Du kannst eine Ausgangsrechnung (AR) erstellen, indem du entweder über ein Angebot abrechnest und dadurch eine AR generierst, oder indem du eine freie Ausgangsrechnung erstellst und Positionen oder Stunden unabhängig von einem Angebot fakturierst. Wenn du eine negative Ausgangsrechnung erstellst, erzeugst du automatisch eine Gutschrift. Du findest die Ausgangsrechnungen im Modul „Jobs“ unter „Abrechnung“ und im Modul „Buchhaltung“. Dort kannst du projektübergreifend nach Ausgangsrechnungen suchen, diese als „beglichen“ markieren, Teilzahlungen erfassen oder fällige Zahlungen anmahnen.

Im Modul „Admin“ füllt ihr QuoJob mit euren Daten und macht die Software somit zu eurer eigenen. Ihr könnt dort Leistungsarten, Preise, Textblöcke und andere Informationen hinterlegen, die QuoJob automatisch verwendet. Änderungen, die ihr in diesem Modul vornehmt, gelten für die gesamte Software. Es wird empfohlen, dass nur wenige ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das Modul „Admin“ haben.