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Kontakt View

Kontakt View

Speichern Sie sich Ihre Kontaktselektion ab und greifen immer auf die aktuelle Vorlage zu. Die Selektionskriterien merkt sich QuoJob und aktualisiert diese bei jeder Abfrage. Sparen Sie sich somit viel Zeit beim Versenden von Newslettern oder anderen Akquisie Aktionen.

ZUGFeRD und X-Rechnungen

ZUGFeRD und X-Rechnungen

Du möchtest Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder X-Rechnungen erstellen? Perfekt, wir haben jetzt genau das richtige Modul für dich. In diesem Tutorial zeigen wir dir, welche Einstellungen du im Admin-Bereich vornehmen musst, um mit dem Modul in QuoJob arbeiten zu können. Besonders wichtig sind hier die Einstellungen der Adresse und Umsatzsteuer-ID pro Mandant.

Zwischen­summe

Zwischen­summe

Möchtest du dir in deinem Angebot oder der Ausgangsrechnung Zwischensummen anzeigen lassen oder lieber verbergen? Kein Problem, du musst einfach nur im Druckdialog das Häkchen setzen.

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte kannst du entweder pro Mitarbeiter oder pro Usergruppe festlegen. Diese legen fest, welche Rechte deine Mitarbeiter in QuoJob haben sollen. Du kannst zwischen ‚Schreiben‘, ‚Lesen‘ und ‚Nein‘ wählen, sodass die Mitarbeiter entweder
– ändern,
– ansehen oder
– gar keinen Zugriff auf die Module oder Funktionen haben werden.

Workflow

Workflow

Unter dem Tab ‚Workflow‘ findest du die am Job erstellten Dokumente aus QuoJob. Dazu zählen Lieferscheine, Besprechungsberichte, Mails und Schriftwechsel. Auf der rechten Seite am Job siehst du zudem noch die Job-Historie.

Zeiterfassung

Zeiterfassung

Überall, wo du den Play-Button oder das kleine Uhren-Symbol in QuoJob siehst, kannst du direkt Zeiten erfassen. Das funktioniert bei Terminen, To-dos, Aufgaben und Jobs. Wenn du einfach nur deine Anwesenheit erfassen willst, klicke oben rechts in der Software auf das Sanduhr-Symbol, und schon wird deine Zeit getrackt. Alles rund um die Zeiterfassung kannst du auch gesamt über das Modul „MyTime“ abwickeln. Dort kannst du jederzeit deine Stundenübersicht einsehen und verbuchen.

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen

Hast du Rechnungen, die in einem bestimmten Intervall immer wieder geschrieben werden müssen? Dann ist dieses Modul genau das Richtige für dich. Die wiederkehrenden Rechnungen (WKR) findest du im Modul „Job“ unter dem Punkt Abrechnung. Dort kannst du Rechnungen anlegen, die in einem bestimmten Intervall fakturiert werden sollen. Im Modul „Buchhaltung“ kannst du dann je nach Intervall einen WKR-Lauf generieren. So vergisst du keine Rechnungen mehr und musst diese nicht mehr manuell erstellen.

Urlaubsantrag

Urlaubsantrag

Erstelle deine Urlaubsanträge ganz einfach über QuoJob und plane so automatisch die Kapazitäten deiner Mitarbeiter direkt mit ein. Über das Modul MyDay oder das Modul Extras können alle QuoJob-Nutzer ihren Urlaubsantrag stellen. Die Kollegen, die das Recht haben, diesen zu genehmigen, können dies ebenfalls mit einem Klick tun.

Termine anlegen

Termine anlegen

Willst du einen Termin anlegen, öffne deinen „Kalender“! Das kannst du entweder über das Kalendersymbol am oberen rechten Rand von QuoJob machen oder im Kalender-Widget auf deinem Dashboard. Klick einfach auf das kleine Plus-Symbol und lege Termine für dich, für mehrere Kollegen, ein ganzes Team oder für eine Unit an. Du kannst natürlich auch nur für andere Mitarbeiter Termine anlegen. Bei den Terminen kannst du zwischen normalen, jobbezogenen und privaten Terminen unterscheiden.

Widget

Widget

Als ‚Widget‘ bezeichnen wir die einzelnen Funktionen, die du auf dein individuelles Dashboard oder Cockpit ziehen kannst. QuoJob hat eine Menge Widgets wie zum Beispiel Kalender, Aufgaben, offene Angebote, Chat usw. Die Widgets werden ständig weiterentwickelt, sodass immer neue hinzukommen und das Dashboard stetig wächst.

View

View

Hinter ‚View‘ im Modul „Kontakte“ verbirgt sich eine sehr praktische Funktion. Wenn du deine Kontakte auswählst und mithilfe einer Mehrfach-Suchauswahl mit vielen Kriterien, Attributen und anderen Selektionsoptionen versiehst, kannst du diese Auswahl unter ‚View‘ für dich abspeichern. So musst du nicht jedes Mal die Kriterien erneut einstellen.

User

User

Die User-Lizenzen in QuoJob unterscheiden sich im Umfang ihrer Funktionen. Die Power-User-Lizenz ist eine vollumfängliche Lizenz, die dir alle Rechte in der Software bereitstellt. Die Non-Power-User-Lizenz ist deutlich eingeschränkter. Sie hat viele Lese-Funktionen, erlaubt aber zum Beispiel nicht, Jobs anzulegen und Angebote oder Rechnungen zu schreiben. Die MyTime-Lizenz ist die kleinste User-Lizenz. Nutzer mit dieser Lizenz haben nur Zugriff auf das Modul „MyTime“ und „Extras“.

Teilrechnungen

Teilrechnungen

Wenn du Ausgangsrechnungen generierst, kannst du diese auch als Teilrechnungen erstellen. Du entscheidest, ob du prozentual abrechnen möchtest oder einen bestimmten Teil der Summe. Der noch offene Rest wird dir so lange vorgeschlagen, bis du diesen abrechnest oder auf ‚NWB‘ oder ‚inklusive‘ stellst.

Stundenzettel

Stundenzettel

Du kannst dir projekt- und jobbezogene erfasste Stunden ganz einfach per Klick auf einem Stundenzettel ausgeben lassen. Du entscheidest, welche Angaben mitgedruckt werden sollen. So hast du direkt eine Aufstellung für deinen Kunden oder für deine interne Auswertung mit dem Team.

Sonstiges

Sonstiges

Unter dem Punkt ‚Sonstiges‘ im Modul „Kontakte“ findest du die verschiedenen Funktionen, die am Kontakt nutzbar sind. Du kannst zum Beispiel kundenspezifische Textbausteine oder Verbindungsdaten des Kontakts hinterlegen, beispielsweise wenn du deinem Kunden das Hosting anbietest. Zudem ist unter ‚Sonstiges‘ der Datei-Upload möglich. Dort kannst du einfach per Drag-and-drop Dokumente oder E-Mails hinterlegen, die für jeden Mitarbeiter wichtig sind. Es lässt sich nachvollziehen, wer wann welches Dokument dort hochgeladen hat.

Retainer-Modul

Retainer-Modul

Mit dem Einsatz des Retainer-Moduls kannst du mit deinem Kunden vereinbarte Stunden oder Budgets über definierte Intervalle darstellen und abrechnen. Zusätzlich erhältst du eine detaillierte Übersicht als grafisches Diagramm, eine Listenansicht sowie einen Leistungsnachweis als Zusatzdokument zur erstellten Rechnung.

REST-API

REST-API

Die REST-API-Schnittstelle ermöglicht es dir, eigene oder Fremdprogrammierungen an QuoJob anzubinden. Du konfigurierst die Schnittstellen und legst so fest, welche Daten synchronisiert oder angebunden werden sollen.

Rechnungsprüfung

Rechnungsprüfung

Unter dem Modul „Buchhaltung“ und dem Reiter ‚Extras‘ findest du den Punkt ‚Rechnungsläufe‘. Hier kannst du eine Rechnungsprüfung vornehmen, indem du dir alle Ausgangsrechnungen auflisten lässt oder nach den Belegen filterst, die gemeinsam in einem Lauf fakturiert wurden.

Offene Posten (OP) Modul

Offene Posten (OP) Modul

Mit dem Modul „Offene Posten“ (OP) kannst du deine offenen Posten und Mahnungen über QuoJob erstellen und verwalten. Im Modul „Buchhaltung“ kannst du eine sogenannte OP-Liste ziehen und daraus entscheiden, welche unbezahlten Ausgangsrechnungen du anmahnen möchtest. Indem du einen Mahnlauf startest, entscheidest du, welche der Forderungen mit Mahnstufe versehen werden. Welche Mahnstufe oder Zahlungsziele eingehalten werden müssen, kannst du im „Admin“-Bereich einstellen.

Nachrichten

Nachrichten

Unter dem Punkt ‚Nachrichten‘ findest du in QuoJob die internen Nachrichten, die du dir über das System zuschicken lassen kannst. Im Admin-Bereich unter ‚Allgemeine Einstellungen‘ kannst du auswählen, welche Nachrichten gesendet werden sollen. Unter „Extras“, interne Nachrichten, kann jeder für sich einstellen, welche Nachrichten er bekommen möchte und ob diese auch per Mail weitergeleitet werden sollen. Du kannst dich über Stundenbuchungen, offene Posten, Termine, Aufgaben, Budgetüberschreitungen und vieles mehr informieren lassen. Es macht durchaus Sinn, sich die verschiedenen Möglichkeiten genau anzuschauen, um nichts Wichtiges zu verpassen, gleichzeitig aber auch nicht zugespammt zu werden. Wenn du eine interne Nachricht hast, wird das mit einem roten Punkt auf deinem Dashboard und oben rechts in der Leiste angezeigt. Die Nachrichten kannst du unter „Extras“ anschauen, lesen und löschen.

MyTime Professional

MyTime Professional

Mit der MyTime Professional Lizenz kannst du unabhängig vom Login in deiner QuoJob Vollversion deine Zeiten erfassen. Du kannst sowohl deine reine Anwesenheit als auch deine produktiven oder internen Stundenbuchungen erfassen. Durch das installierte Plug-In auf deinem Rechner kannst du jederzeit darauf zugreifen, selbst wenn du in QuoJob eingeloggt bist.

MyTime

MyTime

Im Modul „MyTime“ findest du alles rund um das Thema ‚Zeiterfassung‘. Du kannst deine Zeiten auf Jobs, Aufgaben, produktive oder interne Tätigkeiten buchen. Du kannst dir eine Liste deiner buchbaren Jobs oder Aufgaben anzeigen lassen und mithilfe eines Reports den Überblick behalten. Darüber hinaus hast du auch eine Ansicht über Abwesenheitsbuchungen.

MyDay

MyDay

Das Modul „MyDay“ umfasst ein selbst konfigurierbares Dashboard. Du kannst mehrere Boards mit verschiedenen Widgets erstellen, die sich jeder Mitarbeiter im Rahmen der Möglichkeiten individuell gestalten kann.

Multilingual

Multilingual

Mit dem Multilingual-Modul kannst du ganz einfach die gesamte Software oder einzelne Dokumente auf Englisch, Französisch oder Niederländisch umstellen. Jeder Mitarbeiter kann unter dem Punkt „Extras“ seine gewünschte Sprache einstellen und die gesamte Software entsprechend anpassen. Wenn du nur bestimmte Dokumente wie Angebote oder Rechnungen auf Englisch ausgeben möchtest, kannst du dies direkt während der Erstellung des Dokuments tun, indem du die Sprache umstellst. Leistungsarten und Textbausteine kannst du im Admin-Bereich in deinen Stammdaten in der gewünschten Sprache hinterlegen.

Mitarbeiter anlegen

Mitarbeiter anlegen

Die Mitarbeiterverwaltung befindet sich unter dem Modul „HR“ (Human Resources). Dort legst du deine Mitarbeiter und deren QuoJob-Zugang an und verwaltest sie. Du hinterlegst das Arbeitszeitmodell, den Stundensatz sowie den Urlaub. Zudem vergibst du hier die passende User-Lizenz und die damit verbundenen Zugriffs- und Controlling-Rechte.

Mandantenmanagement

Mandantenmanagement

Mandantenfähigkeit bedeutet, dass QuoJob die Fähigkeit besitzt, mehrere Firmen oder Organisationen in einer einzigen Installation zu verwalten. Jedes Unternehmen wird dabei als separater Mandant behandelt und kann buchhalterisch getrennt abgebildet werden. Dadurch kannst du zwischen den einzelnen Firmen wechseln und die Daten jeweils getrennt voneinander verwalten. Du kannst diese Einstellungen mandantenweise für jeden Mitarbeiter vornehmen. Kontakte, Leistungsarten, Mitarbeiter und Zugriffsrechte können ebenfalls mandantenspezifisch hinterlegt werden, um eine klare Trennung und Verwaltung der Daten für jeden Mandanten zu gewährleisten.

Leistungsarten

Leistungsarten

Du legst deine Leistungsarten im Admin-Modul an. Dies geschieht während des gemeinsamen Kick-off-Workshops in der Implementierungsphase von QuoJob. Dabei legst du fest, welche Leistungen du zu welchem Preis pro Menge anbietest. Du kannst auch einen Beschreibungstext für jede Leistungsart hinterlegen. All diese Informationen werden automatisch beispielsweise in einem Angebot oder bei der Zeiterfassung verwendet, wenn du die gewünschte Leistungsart auswählst. Du kannst jederzeit neue Leistungsarten zu deiner Preisliste hinzufügen oder auch sperren. Unter „Kontakt“ kannst du sogar kundenspezifisch Leistungsarten sperren, sodass sie nicht mehr ausgewählt werden können.

Kriterien

Kriterien

Im Modul „Kontakte“ kannst du Kriterien sowohl Ansprechpartnern als auch Firmen zuordnen und danach auch selektieren. Die Kriterien kannst du im Modul „Admin“ frei hinterlegen. Wenn du dann im Modul „Kontakte“ auf der linken Seite im Suchfeld nach einem angelegten Kriterium wie z. B. ‚Weihnachtskarte‘ oder ‚Messe-Einladung‘ selektierst, werden dir alle Kontakte und Ansprechpartner angezeigt, die dieses Merkmal aufweisen. Im nächsten Schritt könntest du dann eine Massen-Mail oder einen CSV-Export generieren.

Jobs

Jobs

Im Modul „Jobs“ findest du alle deine erstellten Jobs. Mit der Selektion auf der linken Seite kannst du eine individuelle Ansicht erstellen, die nur die gewünschten Jobs anzeigt. Auf der rechten Seite des Moduls kannst du verschiedene Aktionen durchführen, wie zum Beispiel die Delegation von Aufgaben an das Team. Das Modul „Jobs“ ist eines der wichtigsten Module in QuoJob, da du dort all deine Projekte und Ressourcen planst.

Krankmeldung

Krankmeldung

Du kannst deine Krankmeldungen ganz einfach über QuoJob erfassen und dir die lästige Zettelverwaltung sparen. Unter den Zugriffsrechten kannst du festlegen, wer welche Krankmeldungen erfassen darf und ob auf dem Widget für abwesende Mitarbeiter auch Krankmeldungen erfasst werden können. Die Kollegen, die dazu berechtigt sind, können über das Plus-Symbol neue Krankmeldungen eintragen. Dabei wählen sie den Mitarbeiter, den Zeitraum und die entsprechende Leistungsart aus. Im Modul „Admin“ kannst du eigene Leistungsarten wie „Krank“, „Kind krank“, „Arztbesuch“ usw. hinterlegen. Alle Konflikte in diesem Zeitraum werden automatisch angezeigt, sodass du Aufgaben oder Termine entsprechend weitergeben kannst. Die Krankmeldungen deiner Mitarbeiter kannst du dann im Modul „Controlling“ jederzeit einsehen und auswerten.

Korrespondenz

Korrespondenz

Unter dem Reiter ‚Korrespondenz‘, den du sowohl im Modul „Jobs“ als auch im „Kontakt“-Modul findest, stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung. Du kannst hier Besprechungsberichte, E-Mails oder andere Schriftwechsel erstellen, bearbeiten und verwalten. Alle erzeugten Dokumente können auch direkt aus der Software heraus versendet werden.

Kontakte

Kontakte

Im Modul „Kontakte“ findest du die gesamte CRM-Verwaltung. Dort kannst du Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. anlegen, verwalten und selektieren. Du kannst eigene Kriterien, Preislisten und Attribute für jeden Kontakt hinterlegen. Neben den kaufmännischen Daten kannst du von hier aus auch direkt Aktionen wie Sammelmails veranlassen.

Kundenwunsch (KDW)

Kundenwunsch (KDW)

‚KDW‘ steht für Kundenwunsch. Bei der Zeiterfassung kannst du direkt das KDW-Kästchen aktivieren. Dies ist sinnvoll, wenn der Job eigentlich schon abgeschlossen ist und du kennzeichnen möchtest, warum du dennoch Stunden darauf erfasst hast. Dadurch kannst du nachverfolgen, wie viele zusätzliche oder nachträgliche Arbeitsstunden du insgesamt auf Kundenwunsch erbracht hast.

Jobs anlegen

Jobs anlegen

Um Jobs anzulegen, nutzt du das Modul „Jobs“. Klicke auf den Button „Hinzufügen“, um zur Jobanlage zu gelangen. Dort füllst du die fett markierten Felder aus, wie z. B. „Kunde/Interessent“ oder „Preisliste“. Sobald du alle relevanten Felder ausgefüllt hast, kannst du die Maske speichern, und schon hast du einen Job erstellt.

iCal-Export

iCal-Export

Beim iCal-Export handelt es sich um eine manuelle Datei, mit der du den QuoJob-Kalender exportieren und in deinen iCal importieren kannst. Dadurch kannst du die Termine aus QuoJob in deinen persönlichen Kalender integrieren.

Human Resources (HR) Modul

Human Resources (HR) Modul

Das Modul „HR“ umfasst die Mitarbeiterverwaltung. Dort kannst du beispielsweise die privaten Adressdaten, Spezifikationen sowie den Zugang zum QuoJob-System und die Zugriffsrechte der Benutzer hinterlegen. Du kannst für jeden Mitarbeiter individuell festlegen, welche Lizenz und welche Rechte er erhält. Alternativ kannst du im Admin-Bereich User-Gruppen definieren, die du im „HR“-Modul auswählen kannst. Unter „HR“ werden auch die individuellen Arbeitszeiten, Stundenlöhne und der Urlaub der Mitarbeiter hinterlegt. Diese Daten werden automatisch bei der Kapazitätenplanung und der Profitberechnung berücksichtigt.

Historie

Historie

Den Reiter ‚Historie‘ findest du sowohl im Modul ‚Job‘ als auch im Modul ‚Kontakt‘ sowie im Modul „HR“ (Mitarbeiterverwaltung). Dort ist alles archiviert, was jemals in QuoJob für den jeweiligen Job, Kontakt oder Mitarbeiter erstellt wurde. Du kannst alles bis ins Detail nachvollziehen, angefangen von Angeboten über Termine bis hin zu Aufgaben. In der Historie siehst du nicht nur, was erstellt wurde, sondern auch, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt einen Eintrag vorgenommen hat. Da die Historie unter Umständen eine lange Liste ergeben kann, besteht auch die Möglichkeit, sie zu selektieren und zu filtern.

Geschäftsführer-Report

Geschäftsführer-Report

Der Geschäftsführer-Report liefert Informationen über Forecast und Rohertragsauswertungen für den aktuellen Monat, das aktuelle Jahr, den Vormonat und das Vorjahr. Er enthält Daten zu abrechenbaren Stundenleistungen und dem Gesamtertrag. Dabei werden nur Fremdkosten bewertet, die entweder als Nicht-Wiederbeschaffungswert (NWB) erfasst wurden oder in einer Ausgangsrechnung berücksichtigt wurden. Dieser Report ist wichtig, um einen umfassenden kaufmännischen Überblick zu erhalten und wichtige Kennzahlen zu analysieren.

Fakturenvorschlag (FV)

Fakturenvorschlag (FV)

Die Abkürzung ‚FV‘ steht tatsächlich für Fakturenvorschlag. Ein Fakturenvorschlag ist ein Entwurf für eine Rechnung. Das Dokument ähnelt einer Rechnung, hat jedoch noch keine generierte Rechnungsnummer und kann daher noch bearbeitet werden. Du kannst einen Fakturenvorschlag entweder direkt beim Angebot erstellen oder frei erstellen. Im Modul „Buchhaltung“ kannst du dir alle Fakturenvorschläge anzeigen lassen, überprüfen und bei Bedarf auch direkt fakturieren.

FiBu-Export

FiBu-Export

Das Modul „Fibu-Export“ bietet eine Schnittstelle für die Übertragung wichtiger buchhaltungsbezogener Daten an Ihr Steuerbüro. Dabei unterstützt es gängige Formate wie DATEV, Lexware oder Diamant. Den Exportvorgang kannst du im Modul „Buchhaltung“ unter dem Reiter „Schnittstellen“ durchführen. Durch einen Klick werden die entsprechenden Dateien für dich generiert. Sollten Daten fehlen, die für den Export benötigt werden, weist QuoJob dich darauf hin, damit du den Fibu-Export entsprechend anpassen kannst.

Favoriten

Favoriten

Unter dem Favoriten-Stern kannst du ganz einfach per Drag-and-Drop die Funktionen platzieren, die du am häufigsten verwendest. Dadurch hast du den Vorteil, dass du nicht jedes Mal die verschiedenen Reiter durchgehen musst, sondern die wichtigsten Funktionen direkt zu Beginn aufgelistet siehst. Auf diese Weise kannst du effizienter arbeiten und schnell auf die benötigten Funktionen zugreifen.

Eingangsrechnung

Eingangsrechnung

In QuoJob hast du die Möglichkeit, Eingangsrechnungen zu erfassen. Du kannst dies entweder direkt im jeweiligen Job unter dem Punkt „Einkauf“ oder im Modul „Buchhaltung“ unter dem Punkt „Buchung“ auf der rechten Seite tun. Eingangsrechnungen können pro Job oder für mehrere Jobs erfasst werden. Zusätzlich bietet QuoJob die Option, den Originalbeleg der Rechnung per Dateiupload hochzuladen. Du hast auch die Möglichkeit, einen Freigabeprozess für Eingangsrechnungen festzulegen. Du bestimmst, wer die Rechnung freigeben darf, indem du einfach darauf klickst. Die Mitarbeiter, die die entsprechenden Berechtigungen haben, können das Widget „Eingangsrechnung“ auf ihrem Dashboard platzieren, um einen Überblick über die Rechnungen zu behalten.

Extras-Modul

Extras-Modul

Im Modul „Extras“ findest du eine Vielzahl von persönlichen Einstellungen. Hier kannst du beispielsweise deine Signatur hinterlegen, dein Foto hochladen oder die Länge deiner Historie festlegen – alles Einstellungen, die nur für deinen eigenen Login gelten. Zudem befindet sich in diesem Modul dein internes Nachrichtenpostfach. Hier kannst du festlegen, welche Informationen du per Nachricht erhalten möchtest und welche davon sogar per E-Mail weitergeleitet werden sollen. Eine weitere wichtige Einstellung, die du in diesem Modul vornehmen kannst, ist die CalDav-Synchronisation. Damit kannst du deine QuoJob-Termine mit anderen Kalenderanwendungen synchronisieren.

Diary-Einträge

Diary-Einträge

Um ein Diary anzulegen, gehe ins Modul „Kontakte“. Wähle einen Kontakt aus und klicke dann auf den Reiter „Diary“. Dort kannst du einen neuen Diary-Eintrag erstellen, bereits vorhandene bearbeiten und nachverfolgen. Im Modul „Admin“ hast du die Möglichkeit, eigene Themenbereiche festzulegen, um deine Diarys zu kategorisieren. Beim Verfassen eines neuen Eintrags gibst du ihm einen Titel, wählst einen Ansprechpartner aus und fügst eine detaillierte Beschreibung hinzu. Unterhalb des Textfelds befindet sich eine Checkbox, um bei der Erstellung des Diarys auch gleichzeitig ein To-do anzulegen. Dein erstelltes Diary kannst du im Verlauf finden und jederzeit darauf zugreifen. Im Controlling-Bereich gibt es zusätzlich einen Report über erstellte Diarys, der dir weitere Informationen liefert.

Daten

Daten

Unter dem Begriff „Daten“ im Modul „Jobs“ befindet sich die Eingabemaske für den jeweiligen Job. Nachdem du einen neuen Job angelegt hast, kannst du ihn jederzeit bearbeiten, sofern du die entsprechenden Zugriffsrechte hast. Klicke dazu im Job auf der rechten Seite im Menü auf den Punkt „Parameter“ und den Unterpunkt „Daten“. Dadurch öffnet sich die Eingabemaske, ähnlich wie bei der Neuanlage. An dieser Stelle kannst du den Ansprechpartner, die Unit oder den Job-Status bearbeiten. Klicke anschließend auf den Button „Speichern“, um deine Änderungen zu sichern.

Dashboard

Dashboard

Das Dashboard findest du im Modul „MyDay“. Es handelt sich um ein individuell gestaltbares Board, auf dem du verschiedene Widgets platzieren kannst. Du hast die Möglichkeit, dir mehrere Dashboards anzulegen und die Seite immer geöffnet zu lassen, unabhängig davon, in welchem Modul der Software du dich gerade befindest. Wenn du deinen Mitarbeitern bestimmte Dashboards vorgeben möchtest, ist dies ebenfalls möglich.

Projektmanagement Professional

Projektmanagement Professional

Bekommen Sie hier einen ersten Eindruck von unserem neuen Modul „Projektmanagement Professional“. Durch neue Funktionen und Ansichten, wie z. B. Gantt-Diagrammen können Sie Ihre Projekte noch einfacher planen und steuern und haben alle Aufgaben mit einem Klick im Blick.

Copy-and-Paste-Box

Copy-and-Paste-Box

Die Copy-and-Paste-Box findest du im Modul „Kontakte“ und unter „HR“. Wenn du einen neuen Kontakt oder Mitarbeiter anlegst, hast du in dem Fenster eine freie Box. Diese dient dazu, dass du beispielsweise eine Firmenadresse dort hineinkopieren und bei Bedarf in die entsprechenden Kontaktfelder einfügen kannst. Das erleichtert dir das Übertragen von Informationen und spart Zeit beim manuellen Eingeben.

Controlling-Modul

Controlling-Modul

Im Controlling-Modul findest du alle Reports, die in QuoJob integriert sind. Dort werden praktisch alle Daten, die du in die Software eingibst, in einem Report dargestellt. Du kannst Reports für dich und deine Mitarbeiter festlegen und sie im Controlling-Modul als Favoriten markieren, so dass du nicht jedes Mal alle durchsuchen musst. Innerhalb der Reports kannst du auch Vorlagen erstellen, um deine Auswahlkriterien nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Die Reports umfassen Profit-Auswertungen, Mitarbeiterstunden-Übersichten und die Gegenüberstellung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Buchhaltungs-Modul

Buchhaltungs-Modul

Das Buchhaltungs-Modul gehört zu den Standardmodulen in QuoJob. Dieses Modul ermöglicht dir, deine buchhalterischen Angelegenheiten zu erledigen, u. a. kannst du dir deine vorhandenen Ausgangsrechnungen, Fakturenvorschläge oder Eingangsrechnungen anzeigen lassen, diese bearbeiten oder neue erfassen. Wie überall in QuoJob kannst du auch hier auf der linken Seite deine Selektionskriterien einstellen und so deine Suche anpassen. Falls du die Module „FiBu-Export/Import“, „Kassenbuch“, „E-Banking“, „Offene Posten“ und „Mahnwesen“ und/oder „WKR“ ebenfalls lizenziert hast, findest du diese Funktionen ebenfalls unter Buchhaltungs-Modul.

Arbeitszeit (AZ) Modell

Arbeitszeit (AZ) Modell

Ist es heute noch zeitgemäß, die Kreativität auf die festen Arbeitszeiten von 9 bis 18 Uhr zu beschränken? Mit unserem neuen individuellen Arbeitszeitmodell kannst du festlegen, wie lange und an welchen Tagen deine Mitarbeiter arbeiten. Dadurch kannst du die Kapazitäten und die Aufteilung im Team noch besser steuern und anpassen. So ermöglichen wir flexiblere Arbeitszeiten, die den individuellen Bedürfnissen und Arbeitsstilen deiner Mitarbeiter gerecht werden.

Aufgabe erstellen

Aufgabe erstellen

Du kannst Aufgaben in QuoJob entweder direkt aus einem Angebot generieren oder frei in einem Projekt erstellen. Die Aufgaben haben immer eine festgelegte Anzahl an Stunden sowie ein Start- und Enddatum. Du kannst die Aufgaben einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zuweisen. Die Mitarbeiter können ihre Aufgaben im Projekt, im Modul „MyTime“ oder auf ihrem Dashboard einsehen und direkt Zeiten dafür buchen.

Ausgangsrechnung (AR)

Ausgangsrechnung (AR)

Du kannst eine Ausgangsrechnung (AR) erstellen, indem du entweder über ein Angebot abrechnest und dadurch eine AR generierst, oder indem du eine freie Ausgangsrechnung erstellst und Positionen oder Stunden unabhängig von einem Angebot fakturierst. Wenn du eine negative Ausgangsrechnung erstellst, erzeugst du automatisch eine Gutschrift. Du findest die Ausgangsrechnungen im Modul „Jobs“ unter „Abrechnung“ und im Modul „Buchhaltung“. Dort kannst du projektübergreifend nach Ausgangsrechnungen suchen, diese als „beglichen“ markieren, Teilzahlungen erfassen oder fällige Zahlungen anmahnen.

Angebote kopieren und importieren

Angebote kopieren und importieren

Hast du manchmal Angebote, die sich im Aufbau und Inhalt gleichen? Dann musst du nicht jedes Mal die Mühe auf dich nehmen, sie neu zu erstellen. Du kannst im Modul „Jobs“ die Funktionen „Angebot kopieren“ und „importieren“ nutzen. Mit der Kopieren-Funktion erstellst du eine exakte Kopie deines bereits erstellten Angebots. Durch das Importieren kannst du ein Angebot von einem anderen Job übertragen, ohne es neu erstellen zu müssen.

Admin-Modul

Admin-Modul

Im Modul „Admin“ füllt ihr QuoJob mit euren Daten und macht die Software somit zu eurer eigenen. Ihr könnt dort Leistungsarten, Preise, Textblöcke und andere Informationen hinterlegen, die QuoJob automatisch verwendet. Änderungen, die ihr in diesem Modul vornehmt, gelten für die gesamte Software. Es wird empfohlen, dass nur wenige ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das Modul „Admin“ haben.

Adressselektion

Adressselektion

Um eine Adressselektion vorzunehmen, gehst du auf das Modul „Kontakte“. Dort kannst du auf der linken Seite deine Kontakte nach deinen gewünschten Kriterien selektieren. In der Mitte werden in Listenform alle gewünschten Kontakte als Ergebnisse angezeigt. Als nächstes gehst du auf der rechten Seite auf „Aktion“. Dort kannst du dann auswählen, was du als Nächstes mit den Kontakten tun möchtest. Du kannst einen CSV-Export vornehmen, eine Massen-Mail versenden oder sogar Adressetiketten ausdrucken.

Angebot erstellen

Angebot erstellen

Im Modul „Jobs“ findest du all deine Projekte und Jobs. Wähle den passenden Job aus, um dort das gewünschte Angebot zu erstellen. Da diese Funktion häufig verwendet wird, empfehle ich dir, den Punkt „Angebot erstellen“ unter den Favoriten-Stern zu ziehen. Wenn du ein neues Angebot erstellst, kannst du mit freien Positionen, Textblöcken, Headlines oder auch mit Vorlagen arbeiten. Unter dem Punkt „Angebotsübersicht“ kannst du Angebote kopieren oder sogar von anderen Jobs importieren.

Angebote abrechnen

Angebote abrechnen

Wenn du in QuoJob erstellte Angebote abrechnen möchtest, gehst du ins Modul „Jobs“. Wähle den gewünschten Job aus und klicke auf den Reiter „Traffic“. Dort findest du alle erstellten Dokumente des ausgewählten Jobs, einschließlich deiner Angebote. Du hast zwei Möglichkeiten, deine Angebote abzurechnen…