Wie revolutioniert eine Agentursoftware Ihr Business?

Wie sich vom Namen her schon ableiten lässt, ist diese Software für die Prozessoptimierung in Agenturbetrieben entwickelt worden. Hier kreuzen sich umfangreiche Projektabläufe mit der reinen Unternehmensverwaltung und -koordination. Da Agenturen teambasiert arbeiten und innerhalb der Projektabwicklung auch ihre Kunden mit einbeziehen, macht sich eine effiziente und transparente Prozessgestaltung erforderlich, die eine gute Agentursoftware mit vielfältigen Modulen und Features gewährleisten kann. In ähnlich strukturierten Betrieben, in denen es ebenfalls darauf ankommt, den Workflow von Teams miteinander zu verbinden und abzubilden sowie die unternehmensseitige Organisation, Korrespondenz, Buchhaltung und Finanzverwaltung über eine zentrale Datenbanklösung effektiv zu gestalten, sollte mit einer Agentursoftware arbeiten. Es gibt Agenturen mit unterschiedlichen Kompetenzausrichtungen, Strukturen und Größen, doch für sie alle ist ab einer Größe von etwa 5 Mitarbeitern eine Agentursoftware unentbehrlich:
 

• Werbeagenturen,
• Mediaagenturen,
• Eventagenturen,
• Marketingagenturen,
• PR-Agenturen.

Ganz unterschiedliche Anwender profitieren in einer Agentur von den Vorteilen einer Agentursoftware, darunter:

• Geschäftsführer und Controller
• Projekt- und Eventmanager
• Kreative
• Produktioner
• Mediaplaner
• Buchhalter
• Personalmanager
• Officemanager

Wenn Sie sich in einer dieser Kriterien wiederfinden, benötigen Sie DRINGEND die Unterstützung einer Agentursoftware:

• Sie arbeiten derzeit mit verschiedenen Programmen für Buchhaltung, Korrespondenz, Terminierung, Angebotserstellung und CRM – also noch umständlich mit Word, Excel, Powerpoint, E-Mail- und Kalenderprogrammen, InDesign und Co.
• Briefings und Korrekturabstimmungen werden an die Teammitglieder einzeln kommuniziert, z. B. in individuellen Mails, oder in zeitaufwändigen Meetings.
• In Ihrer Agentur „wandert“ die Jobtasche noch als Blattsammlung täglich von Schreibtisch zu Schreibtisch.
• Wenn Sie Kontaktdaten eines Kunden oder Lieferanten benötigen, sind Sie auf die Sekretärin Ihrer Agentur angewiesen.
• Ein Teammitglied fällt kurzfristig aus – und Ihr Workflow bricht zusammen.
• Teamdispo, Projekt- und Ressourcenplanung sind kompliziert und kosten Zeit und Nerven.
• Sie arbeiten mit einem internationalen Team und übersetzen Ihre Dokumente noch in verschiedene Sprachen?
• Ihnen fehlt der Überblick über den Abrechnungsstatus und die Rentabilität Ihres aktuellen Projekts.
• Sie arbeiten mit individuellen Kunden-Preislisten und suchen bei jeder Angebotserstellung erst die alte Kalkulation raus.
• Ihre Vertriebswege sind unergründlich und keiner weiß, wer wann was mit wem besprochen hat.
• Wenn Ihr Buchhalter Urlaub macht, gehen auch Ihre Rechnungen Baden.
• Ihre Newsletter versenden Sie noch in Sammelmails.
• Anfragen, Angebote, Briefings, Meetingprotokolle, Freigaben und Abrechnungen speichern Sie umständlich auf einem Datenserver. Immer wieder kommt es vor, dass Unterlagen gesucht werden müssen, weil sie versehentlich im falschen Ordner gelandet sind.
• Ihre Agentur benötigt Verstärkung – und Sie als Personalmanager IT-Unterstützung im Recruiting-Prozess.
• Sie nervt die tägliche Bürokratie und Sie fühlen sich als überqualifizierter Aktenwälzer.
• Sie sind mit Ihrer derzeitigen Agentursoftware unzufrieden und wollen nicht noch länger Kompromisse schließen.

Kontakt- und Adressmanagement

Dieser Teil ist das Herzstück einer Agentursoftware. Denn über die Kontakte werden sämtliche Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterinformationen hinterlegt. Diese werden wie folgt innerhalb des Systems genutzt:
 

• Anschriften, Ansprechpartner, E-Mailadressen, Telefonnummern für Kontaktaufnahme zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern oder für CRM-Maßnahmen,
• kaufmännische Stammdaten von Unternehmen wie Steuernummern und USt-ID für die Buchhaltung,
• Bonitätsinfos von Kunden und Lieferanten für Buchhaltung und Controlling,
• individuelle Kunden-Preisliste für Kalkulationen durch Projektmanager,
• Chronik aller zugehörigen Vorgänge innerhalb des Systems,
• Verteiler-Zuordnung für Versand von Newslettern und Pressemitteilungen.

Zeiterfassung

Diese Funktion ist ein Standard in der Bandbreite an Funktionen und Features einer Agentursoftware. Über die Zeiterfassung lassen sich die geleisteten Stunden der Agenturmitarbeiter buchen – mit Auswahl des Jobs/Projekts, der Leistungsart und Dauer der Arbeit. Im Idealfall lässt sich auch hinterlegen, ob es sich um eine interne oder weiterberechenbare Leistung handelt. In der Zeiterfassung werden auch Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheitstage hinterlegt.
 

Controlling/Reporting

Die gebuchten Stunden aus der Zeiterfassung sind fürs Controlling sehr wichtig. Hier werden Kostenkalkulationen ins Verhältnis zum tatsächlich angefallenen Aufwand gesetzt. Eine gute Agentursoftware ermöglicht Kosten-Nutzen-Analysen nach verschiedenen Parametern, z. B. nach bestimmten Zeiträumen, Mitarbeitern oder Leistungsarten. Ebenso können Erhebungen und Auswertungen nach Kunden selektiert werden. Neben der Effizienzkontrolle von Kundenprojekten dient das Controlling auch der betriebswirtschaftlichen Kostenbeobachtung
 

Job-/Projekteverwaltung

Projektmanager werden, wenn sie diese Features einmal genutzt haben, nicht mehr darauf verzichten wollen: Hier lassen sich einzelne Jobs oder auch mehrstufige Projekte anlegen, Angebote kalkulieren, Projektpläne erstellen, Teams disponieren, Aufgaben delegieren sowie Briefings und Freigaben hinterlegen. Alle zum Job/Projekt gehörende Vorgänge können tagesaktuell abgerufen werden, darunter auch angefallene Eingangsrechnungen, den Status der Ausgangsrechnungen und gebuchten Zeiten. Mit der Aufgabendelegierung an ein bestimmtes Teammitglied ist es auch möglich, einzelnen Arbeiten nicht nur einen Zieltermin zuzuordnen, sondern auch das geplante Stundenbudget. Viele Anbieter haben in ihren Funktionen eine Option integriert, die bei drohender oder bereits erreichter Budgetüberschreitung Warnhinweise an den Projektmanager versendet.
 

Buchhaltung/Finanzen

Die Buchhaltung ist im Unternehmen ein elementarer Bestandteil und bedarf größter Sorgfalt. Dem sollte auch eine moderne Agentursoftware Rechnung tragen. Ein intelligentes System bietet die Möglichkeiten, Ein- und Ausgangsrechnungen erfassen, kontieren und buchen zu können sowie für Barbelege ein Kassenbuch zu führen. Wiederkehrende Rechnungen werden zum Stichtag automatisiert erstellt. Ein weiterer Vorteil eines Buchhaltungstools ist die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge blitzschnell heraussuchen zu können. Meist stehen dafür Filterfunktionen zur Verfügung, um beispielsweise komfortabel nach Kunden oder Lieferanten, Belegnummer oder Datum zu selektieren.

Auf Knopfdruck stehen auch OP-Listen mit Fälligkeitsterminen für Zahlungsein- und -ausgänge zur Verfügung. Das Verfassen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen kann sich der Nutzer einer Agentursoftware sparen. Das übernimmt das System. Mit Schnittstellenintegration für Fibu-Export und eBanking bietet eine leistungsfähige Agentursoftware rundum Komfort und Service.
 

Human Resources

Personalmanagern kann eine Agentursoftware viel Arbeit erleichtern:
 

• in den strategischen Personalentwicklung,
• Erfassung von Fehltagen,
• Überwachung von Arbeitszeiten und Überstunden,
• Urlaubsplanung,
• allgemeine Personalbetreuung,
• individuelle Personalförderung,
• bei der Planung des Personalbedarfs,
• bei Recruiting-Prozessen.

 
Dank intelligentem Dokumentenmanagement haben Personaler Bewerbungsunterlagen sowie den Status der Bearbeitung jederzeit abrufbereit. Und im Rahmen des Personalcontrollings lassen sich Maßnahmen wie Gehaltserhöhungen, Weiterbildungen und individuelle Zielvereinbarungen hinterlegen, abrufen und analysieren.

Wer sich erstmalig oder für eine neue Agentursoftware entscheidet, sollte sich vorab gut informieren und Folgendes beachten:

• aktuelle Needs inhouse ermitteln, dabei alle Bereiche mit einbeziehen;
• Demoversionen testen;
• Erfahrungsberichte von langjährigen Nutzern einbeziehen;
• Fachberatung nutzen und -analyse erstellen lassen;
• Potenzielle Entwicklung der Agentur berücksichtigen;
• Vertragliche Flexibilität (Laufzeiten, Lizenzgestaltung, Rechteverwaltung, Modulauswahl) prüfen;
• individuelle Leistungen und technischen Support erfragen;
• Sicherheitskriterien und Zertifizierungen beachten;
• Kosten-Transparenz bewerten.

Ausgangslage checken und perspektivisch entscheiden

Mit der Wahl einer Agentursoftware stellt ein Unternehmen die Weichen für die Zukunft. Daher sollte diese Entscheidung neben der aktuellen Ausgangslage auch unbedingt die unternehmerische Vision und Strukturoptimierung mit im Blick haben. Insgesamt sollte eine Agentursoftware keine Zwänge bewirken, sondern vielmehr in der Prozessoptimierung und Agenturentwicklung unterstützen. Nachstehend ein paar Tipps, worauf Sie rechtzeitig achten sollten:
 

Individuellen Bedarf ermitteln lassen

Bevor Sie sich für ein Produkt oder einen Anbieter entscheiden, sollten Sie – neben Ihren Vorab-Recherchen – unbedingt Ihren konkreten Bedarf an Funktionen checken lassen. Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, nicht nur Testversionen auszuprobieren, sondern eine fachliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Oftmals ergeben sich hier noch weitere Aspekte, die ganz entscheidend für den maximalen Nutzen durch eine Agentursoftware sein können. Wer mit der Einführung eines Systems auch ein umfassendes Change-Management einleiten möchte, um weitreichende Prozessoptimierungen im Unternehmen zu vollziehen, sollte eine Analyse seiner betrieblichen Strukturen vornehmen lassen.
 

In jeder Hinsicht flexibel bleiben

Auch wenn noch nicht absehbar ist, welchen Entwicklungsweg Ihre Agentur nehmen wird und welche Größe Sie erreichen, sollten Sie auf ein Produkt setzen, das Ihnen alle Optionen für die Zukunft offenlässt. Mit zubuchbaren User-Lizenzen, Anpassungen innerhalb der Rechteverwaltung und der Erweiterung von Funktionen (z. B. bei modularem Aufbau der Software) sind Sie auf der sicheren Seite. Im Idealfall entwickelt der Anbieter auch individuelle Features für Sie.

Entscheiden Sie sich für eine cloud- oder webbasierte Technologie, können Sie örtlich und zeitlich flexibel mit der Agentursoftware arbeiten und müssen keine lokale Speicherkapazität vorhalten. Das System sollte möglichst auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphone komfortabel zu handeln sein.

Je größer Ihre Agentur, desto wichtiger ist eine ​flexible Rechteverwaltung. Sie sollte die Optionen differenzierter Zugriffsrechte bieten. So können Sie jederzeit ganz individuell festlegen, ob ein Mitarbeiter alle oder nur ausgewählte Inhalte und Funktionen zugeteilt bekommt. Speziell für die Bereiche Buchhaltung/Finanzen, Controlling und Human Resources ist diese Option unverzichtbar.
 

Volle Kostentransparenz

Transparenz innerhalb des Projektworkflows ist ein zentraler Nutzen einer Agentursoftware. Doch dieser Mehrwert sollte sich auch auf die Kostengestaltung des Systemanbieters beziehen – als Basis einer vertrauensvollen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Dabei sollten Sie auch die Wahl zwischen Kauf- oder Mietlizenzen haben.